Qual a alternativa para fazer uma publicação no DOU?

Faça você mesmo publicação no DOU

Fazer uma publicação no DOU é um processo burocrático, motivo pelo qual muitas pessoas têm optado por contar com alternativas ao procedimento. O DOU é editado pela Imprensa Nacional, objetiva garantir a publicidade legal de atos oficiais dos órgãos públicos e privados, mas só publica matérias específicas, separadas em seções, como normas, atos de interesse dos servidores da Administração Pública Federal, contratos, editais e outros.

Quando alguém precisa publicar no DOU, deve obedecer a um passo a passo da Imprensa Nacional para que o material seja veiculado. Esses procedimentos específicos, que muitas vezes se tornam entraves burocráticos, podem ser driblados com a terceirização do serviço, e é sobre isso que falaremos neste post! Acompanhe.

Os procedimentos para fazer uma publicação no DOU

A publicação no Diário Oficial da União é feita a partir de um sistema online, fornecido no site da Imprensa Nacional, de acordo com os procedimentos fixados pelo órgão. Conforme exposto no site, “é necessário que a matéria seja encaminhada pelo Sistema de Envio Eletrônico de Matérias – INCom, por usuário previamente cadastrado e certificado neste sistema”.

Apesar de burocrático, esses procedimentos são responsáveis por garantir a integridade e a autenticidade dos documentos transmitidos, uma vez que a publicação demanda certificado digital. Os procedimentos para publicar no DOU podem ser resumidos em cadastramento prévio, envio eletrônico de matérias e pagamento de custos.

Cadastramento prévio

Não é qualquer pessoa que pode enviar matérias para serem publicadas no Diário Oficial da União. Pelo contrário, até na hora do cadastramento prévio é exigida certa burocracia. A exigência do cadastramento prévio existe desde a Portaria 268/2009 (que regulamenta as diretrizes para publicação), e os passos para efetuá-lo são:

  1. Formalização de pedido de cadastramento: os interessados em publicar matérias no DOU devem formalizar um pedido de cadastramento de seu gerente.
  2. Preenchimento de formulário: para formalizar o pedido, é preciso preencher um formulário de cadastro conforme as instruções da Imprensa Nacional e anexá-lo a um ofício da autoridade competente da unidade gerencial ou entidade.
  3. Cadastro de usuários: a partir do momento em que o gerente é cadastrado, poderá cadastrar outros usuários de seu órgão para utilização do sistema. Ofício e formulário de cadastro estão disponíveis na página do INCom, na opção “Cadastrar nova Origem”, para preenchimento em tela.
  4. Envio de documentos: todos os documentos devem ser encaminhados para o endereço disposto no site da Imprensa Nacional (Setor de Indústrias Gráficas, em Brasília).

Perceba que, além da burocracia de vincular o cadastro de usuários ao cadastro do gerente respectivo, é preciso enviar documentos pelos Correios, apesar das possibilidades tecnológicas existentes atualmente.

Envio eletrônico de matérias

Apenas o usuário previamente cadastrado pode efetuar o envio eletrônico de matérias. Para tanto, ele deverá encaminhar o material pelo Sistema de Envio Eletrônico de Matérias (INCom), que utiliza a tecnologia web para mediar a relação entre Imprensa Oficial e usuário. Mas não se pode utilizar qualquer formato, pelo contrário. A Imprensa Nacional estabelece alguns requisitos para o arquivo de texto a ser enviado (Portaria 310), o que dificulta o processo para muitos usuários. Veja alguns requisitos:

  • As matérias enviadas para publicação nos Jornais Oficiais devem ser preparadas somente em editor de texto que gere arquivos no padrão RTF (Rich Text Format);
  • Os nomes de arquivos RTF devem conter, no máximo, 30 caracteres, sendo vedado o uso de caracteres especiais, tais como aspas simples, aspas duplas, hífen, asterisco, caracteres ordinais, parênteses, apóstrofos;
  • Os arquivos encaminhados para publicação nos Jornais Oficiais devem conter, no máximo, 10 megabytes;
  • A formatação demanda codificação própria, com os caracteres de controle específicos: ##ATO (Tipo de ato), ##EME (Ementa), ##TEX (Texto da matéria), ##ASS (Nome da autoridade signatária), ##CAR (Função da autoridade signatária), e ##DAT (Data).
  • As matérias obedecem aos seguintes princípios de formatação: fonte Times New Roman; corpo 8; alinhamento justificado; primeira linha do parágrafo com recuo de 1 centímetro; ementa alinhada à direita, com recuo de 2 centímetros; alinhamento de duas ou mais colunas devem utilizar recurso de tabelas; espaço simples entrelinhas.

Além dos requisitos de textos, há os específicos para imagens e tabelas. Cabe destacar que o erro de formação pode impedir a publicação.

Por fim, não basta obedecer aos requisitos para cadastramento prévio e para formatação dos arquivos a serem publicados. Para estar apto a enviar eletronicamente as matérias, o usuário deve ter Certificado Digital para garantir a segurança e integridade dos dados ao transmitir os documentos.

Custos para o usuário

A última etapa da publicação no DOU é o pagamento dos custos relativos a ela. Após se cadastrar e concluir o envio eletrônico de matérias, o usuário deve utilizar uma das formas de pagamento disponibilizadas pela Imprensa Nacional.

Para os órgãos integrantes da administração direta, fundações, autarquias, empresas públicas, governos de estado e prefeituras, o pagamento é feito por empenho. Para as entidades privadas, é emitido um boleto bancário.

Vale lembrar que há isenções de pagamento, como nos seguintes casos:

  • Publicação de atos oficiais administrativos, normativos e de pessoal emanados da Presidência da República, dos órgãos que a integram, dos Ministérios e órgãos diretamente subordinados;
  • Publicação de atos oficiais administrativos, normativos e de pessoal emanados do Congresso Nacional, do Senado Federal, da Câmara dos Deputados, do Tribunal de Contas da União e dos órgãos do Poder Judiciário;
  • Publicação de despachos, intimações, atas das sessões dos Tribunais e notas de expediente dos cartórios;
  • Publicação de editais dos beneficiários da Assistência Judiciária (desde que a situação esteja expressamente declarada pela autoridade competente).

Terceirizando os serviços de publicação no DOU

Cientes das burocracias dos procedimentos para publicar no DOU, muitos usuários resolvem recorrer a empresas especializadas na prestação de serviços que intermedeiam as publicações no Diário Oficial da União. Quando se terceiriza o processo, os usuários podem permanecer focados na atividade-fim de seu órgão/empresa/entidade, o que contribui para que não percam tempo realizando atos meramente burocráticos.

Em geral, as empresas que realizam esses serviços oferecem agilidade, segurança e eficácia no procedimento de publicação. O conhecimento acerca de todo o processo e suas peculiaridades, como a legislação e as normas de publicação dos diários oficiais, evita possíveis erros e indeferimentos ao fazer o pedido para publicar as matérias.

É importante lembrar que, normalmente, as publicações devem respeitar prazos e compromissos de entrega, conforme a matéria a ser publicada. Uma empresa com expertise no processo deve se comprometer com a comunicação com as partes interessadas na publicação para que não haja qualquer erro na inserção no Diário Oficial.

Eliminando as burocracias

Formalizar o pedido de cadastramento, preencher o formulário, cadastrar os usuários, enviar os documentos pelo Correio. Esperar a confirmação do cadastro. Enviar as matérias pelo Sistema de Envio Eletrônico de Matérias, obedecendo a todos os requisitos de formatação de arquivo e de texto e apresentando Certificado Digital. Pagar os custos.

Cada etapa da publicação no DOU apresenta entraves burocráticos que podem ser evitados a partir do momento que o profissional contrata um serviço especializado, voltado somente para o envio de matérias.

Algumas boas empresas oferecem seus serviços nos âmbitos federal e estaduais, e possuem uma Central de Atendimento para orientar o cliente da melhor forma possível na hora de fazer uma publicação no DOU (Diário Oficial da União).

Se você ainda tem alguma dúvida sobre as burocracias na hora de publicar as matérias, entre em contato conosco e até a próxima. 

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