Entenda alguns meios utilizados para sair da burocracia
Administrar um escritório de advocacia demanda do profissional habilidades de gestão próprias dos administradores. É uma tarefa extremamente burocrática que desvia o advogado de suas atividades jurídicas, uma vez que ele precisa realizar a gestão de pessoas (todas as equipes, desde as operacionais até aquelas ligadas à atividade-fim), de estoque e de finanças.
Além da administração, muitos advogados trabalham com determinados tipos de empresa que demandam consulta e publicação nos diários oficiais. O trabalho manual de pesquisa das matérias de interesse do cliente nos diários é enorme, e o tempo é um ativo muito precioso para o advogado. Imagine passar horas consultando os diários para conferir se a publicação de um estatuto foi feita?
Conciliar as atividades jurídicas diárias e conseguir realizar todas as tarefas dentro do prazo são tarefas burocráticas que atrapalham o dia a dia de um advogado. Para minimizar os efeitos da burocracia na rotina, o profissional pode se valer de práticas simples, que facilitam o exercício de suas atividades. Acompanhe.
A tecnologia veio para facilitar a vida, e, atualmente, existem soluções muito interessantes que podem contribuir para diminuir a burocracia na rotina do advogado. Elas apresentam benefícios evidentes em um escritório, como:
Plataformas, aplicativos e softwares de gestão são extremamente usados por empresas de qualquer tipo de atividade econômica, e certamente caem como luva para escritórios de advocacia.
A tecnologia contribui para desburocratizar a gestão do escritório, facilitando a rotina, aumentando a produtividade e colocando a equipe para cuidar apenas da atividade jurídica.
A utilização de aplicativos e plataformas pode ser o primeiro passo para uma boa organização pessoal e administrativa. Dentre as possibilidades, vemos ferramentas de edição de texto, organizadores e lista de tarefas, scanner manual, gerenciamento de grupos de trabalho, blocos de notas, armazenamento em nuvem, medição de produtividade, entre outras.
Merece destaque especial a agenda eletrônica, que exibe os compromissos por meio de eventos e lembretes, sendo muito eficiente para que enxergar a divisão do tempo feita para as tarefas e visualizar o que é necessário executar.
Aperfeiçoar métodos de trabalho é uma forma de economizar o tempo e minimizar os efeitos da burocracia na rotina de um advogado.
Os escritórios vêm adotando softwares jurídicos para organizar processos, finanças e relações comerciais – para se ter uma ideia, o número de departamentos jurídicos que não utilizam nenhuma solução dessas é de apenas 3,4%, conforme pesquisa do site Gestão Jurídica Empresarial (Gejur), criado pelo Fórum de Departamentos Jurídicos (FDJur).
Dentre as inúmeras funções dos softwares de gestão jurídica, podemos destacar:
Alguns softwares jurídicos possuem um programa interno chamado CRM, que é responsável pela gestão de relacionamento com o cliente. O CRM é um conjunto de práticas, tecnologias e estratégias com foco no público, utilizado pelas empresas para gerir seus relacionamentos, analisar as interações, antecipar necessidades e aumentar a captação de novos clientes.
O cliente é o cerne de todo negócio e, na advocacia, o advogado precisa dispor de seu tempo para compreender seus anseios e atender às expectativas. Boa parte dos clientes querem atualizações acerca de seus processos, ou apenas um ouvido para despejar suas angústias em relação à tensão que a ação judicial traz.
Com o CRM, é possível reunir e integrar dados valiosos para preparar e atualizar as equipes do escritório com informações pessoais dos clientes, histórico e preferências. Essa é uma solução tecnológica importante e inovadora, que também pode ser adquirida de modo separado ao software jurídico.
Imagine que você seja um advogado de Sociedade Anônima, e que deva publicar no Diário Oficial União, obrigatoriamente, editais de convocação, aviso aos acionistas, atas, balanços e demais demonstrações financeiras.
Para tanto, você que terá que realizar um cadastramento prévio e anexá-lo a um ofício da autoridade competente da unidade gerencial ou entidade, encaminhando os documentos por Correios. Para enviar eletronicamente a matéria a ser publicada, será preciso obedecer à formatação específica e as demandas do envio, além de possuir certificado digital e pagar pela publicação. A publicação no DOU é uma burocracia na rotina sem fim.
Passada a burocracia da publicação, diariamente, você terá que consultar todos os diários oficiais de interesse de seus clientes para conferir se ela foi realizada. Você poderia destinar seu tempo a escrever uma apelação ou para se preparar para uma audiência, mas é preciso procurar, cotidianamente, página por página, a matéria de seu interesse. Quanta perda de tempo!
Para diminuir essa burocracia na rotina, o E-DOU foi criado. Ele é um portal para consultas de diários oficiais com o objetivo primordial de facilitar o acesso a matérias de interesse do usuário, por meio da disponibilização de um sistema de busca simples e eficiente, com resultados efetivos.
O E-DOU permite a qualquer interessado conferir, gratuitamente, conteúdos de relevância pública divulgados pelo governo e pelo setor privado no Diário Oficial da União (DOU) e nos Diários Oficiais dos Estados (DOE).
O advogado, para minimizar os efeitos da burocracia na rotina e preocupar-se mais com a atividade-fim da advocacia do que com o operacional, deve procurar soluções para aumentar sua produtividade. Além de adotar a tecnologia para otimizar os processos de gestão e para organizar a rotina, deve utilizar ferramentas, como o E-DOU, que facilitam o exercício da profissão e contribuem para que o profissional atenda às demandas do cliente com mais rapidez.
E você, o que faz para tentar minimizar os efeitos da burocracia no dia a dia de trabalho? Ficou com alguma dúvida sobre as nossas dicas? Escreva pra gente pelos comentários e até a próxima.