Como É Feita Ata de Reunião Formal?

Fazer uma ata de reunião formal requer atenção para que nenhum detalhe passe despercebido. Sabemos que toda reunião – por mais informal que seja – deve ser registrada formalmente e compartilhada com os outros membros que participaram.

Para ajudá-lo a entender para que serve e como é feita a ata de reunião formal, continue lendo esse artigo!

Para que serve a ata de reunião formal?

A ata de reunião formal é o melhor documento para registrar informações e tomadas de decisão que aconteceram em reuniões pelo seu formato relativamente simples e prático. Além disso, esse documento é muito importante para alinhar assuntos de trabalho e deve ser compartilhado com todos os participantes da reunião.

Há muito tempo atrás, as atas tinham a fama de ser um documento formal muito complexo por conta da exigência de muitas informações e linguagem coloquial. Porém, nos dias de hoje, até para facilitar o entendimento e compreensão de todos, essas exigência são menores.

Qual a diferença da ata informal e formal?

A ata formal – ou ata de reunião oficial – deve ser assinada por todos os integrantes, devendo conter todas as informações que foram previamente discutidas e, também, deve ser obrigatoriamente registrada em cartório.

Já a ata informal é caracterizada como um tipo de documento em que são registrados apenas os dados mais importantes a serem entregues em reuniões de condomínio,  de departamento, ou com clientes.

O que não pode faltar no documento de reunião?

Para desenvolver uma ata completa e sem faltar nenhuma informação importante, existem informações essenciais que ela deve conter. São elas:

• abertura – é muito importante citar o horário de início e fim da reunião formal, além da data e local em que foi realizada;
• legalidade – autenticação de legalidade da reunião, de acordo com os estatutos;
• expediente registro informativo – em que são apresentados os nomes de todos os presentes, assim como ausências (e suas justificativas), dentre outros assuntos;
• ordem do dia – todos que tiverem acesso a essa ata precisam saber com bastante clareza quem foram as pessoas que tomaram as decisões da reunião. Nessa etapa serão apontados os temas/assuntos que serão discutidos. Esse ponto é crucial para qualquer ata de reunião formal. Aqui é esclarecido porque as decisões foram tomadas e porque algumas ideias não foram acatadas a fim de evitar que a mesma discussão ocorra por mais de uma vez;
• encerramento e desfecho – registrar o que foi acordado entre os integrantes e listar quais serão os próximos passos. Além disso, deixar registrado quais serão os próximos compromissos, os prazos de execução de cada tarefa e onde se estabelece cada tarefa.

Agora que você já sabe como fazer uma ata de reunião formal, confira a importância e como fazer uma boa ata de reunião contando todas as informações necessárias!