A elaboração da ata de reunião é algo muito importante para garantir a produtividade e oficializar o que foi discutido no encontro. Com esse documento, todos os envolvidos ficam cientes do que foi acordado e de qual o verdadeiro propósito do encontro.
A ata funciona como um resumo fiel do que foi a reunião e existem algumas táticas que podem ajudá-lo a elaborar um documento eficiente e completo. Confira neste artigo!
Para ajudá-lo a redigir um documento que seja realmente eficiente, reunimos algumas dicas práticas. Confira:
Antes de qualquer movimentação é necessário pesquisar se haverão regras definidas para aquela reunião. Verifique antes se há um modelo de ata a ser seguido, se poderá ser informal ou se deve se encaixar nas normas de uma ata de reunião formal.
Tenha em mente o seu papel naquele ambiente e naquele encontro. Você participará ativamente ou se você será a pessoa que redigirá a ata.
A ata de reunião deve ser um documento objetivo, direto ao ponto e de fácil compreensão. Dê atenção ao que realmente importa, ou seja, discussões paralelas e conversas que não irão agregar no documento não devem ser registradas.
Lembre-se de que a ata deve ser redigida no momento do evento, porém, evitando gírias e possíveis abreviações que os membros disserem.
Um momento muito importante é lembrar de anotar os dados básicos da reunião. Sendo esses, a localização com a data e hora em que o encontro está acontecendo, o nome da organização.
Pode parecer bobagem, mas algumas pessoas esquecem desses dados na ata de reunião. Com essas informações de localização será mais fácil encontrar o que procura. Além disso, fica como forma de organização para todos que irão ler o documento.
Lembre-se de anotar também quem está no compromisso. Isso será muito importante caso precise cobrar ações não cumpridas.
É extremamente importante escrever a pauta principal que será discutida no encontro. Além de deixar o documento mais fácil para pesquisa, isso ajuda os participantes. Basta que o escrevente da ata lembre a todos de ficar dentro dos temas estipulados se houver muita dispersão.
É importante também registrar as decisões que foram tomadas e os itens que foram rejeitados. Esse é o momento de quem escreve ser rápido, objetivo e preciso com as anotações. Outro ponto importante é a atenção para não precisar corrigir erros em ata
Sempre mantenha uma ata de reunião arquivada em local de segurança ou mesmo salvo em seu computador em uma pasta destinada a isso para evitar futuros problemas caso você perca ou alguém precise dela.
Agora que você já viu nossas dicas de como preparar uma boa ata, confira também quais os erros em ata mais comuns!