4 processos burocráticos que podem atrapalhar a rotina de um advogado

Pela manhã, deslocar-se do escritório ao tribunal para uma audiência. À tarde, reunião de equipe e com clientes. Em alguma brecha, escrever a petição inicial do processo. A rotina de um advogado é bastante corrida e não há sequer tempo para perder com burocracia. Infelizmente, isso faz parte da profissão, e o profissional deve saber como os processos burocráticos podem atrapalhar o dia a dia – e preparar-se para isso!

Mas você se dá conta de como a burocracia atrapalha sua rotina? No post de hoje, nós fizemos uma lista com os processos que mais prejudicam o seu rendimento. Acompanhe.

Abrir um escritório depende de processos burocráticos

A vontade de montar um escritório de advocacia, muitas vezes, é suprimida pela burocracia encontrada na hora de sua abertura. Apesar de ser mais simples o processo de abrir seu próprio negócio de atividade jurídica do que abrir uma sociedade anônima, por exemplo, a papelada exigida ainda incomoda. Veja alguns entraves burocráticos que o advogado enfrenta:

• Análise dos papéis dos sócios: todos os interessados em estar em uma sociedade de advogados devem ter, em dia, os papeis para a abertura do escritório. É preciso definir, também, as atribuições de cada um no empreendimento, por questões de organização, divisão de lucros, funções, competências etc.
• Definição da área de atuação: um escritório que deseja atuar em todas as áreas acaba não atuando bem em nenhuma. Por isso, é importante demarcar a atuação conforme as preferencias de cada sócio. Lembre-se de que a especialização é muito valorizada no meio jurídico e contribui para a construção da reputação.
• Definir local e montar a infraestrutura: contrato de locação, compra de materiais e equipamentos e outros fatores relacionados ao local do escritório de advocacia podem ser uma dor de cabeça. Isso porque deve ser levado em consideração o público-alvo para defini-los, já que a aparência realmente é relevante para captação de clientes.
• Regularizar o escritório na OAB: a pessoa jurídica criada deve ter seu contrato social registrado da OAB da comarca em que o escritório atuará. É preciso ter em mãos toda a documentação para o funcionamento regular e para a inscrição no CNPJ, o que pode ser facilitado por um contador.
• Cuidar das demandas fiscais e operacionais: recolhimentos de tributos e alvarás serão requeridos para o funcionamento do escritório.

Administrar um escritório também faz parte da rotina de um advogado

O advogado que possui o próprio negócio deve atuar além de sua especialidade, devendo ter habilidades de gestão próprias dos administradores. Em geral, o mais indicado é poder contar com um profissional que cuide somente da administração; porém, é sabido que nem todos os escritórios possuem recursos suficientes para isso. Nesse caso, o próprio profissional pode se capacitar para exercer a função paralela à rotina de um advogado.

Todavia, administrar um escritório é extremamente burocrático e desvia o advogado de suas atividades jurídicas. Em outras palavras, ele deixa de atuar na atividade-fim para atuar nas atividades-meio, de apoio. Quando assume a posição de gestor, o advogado se torna responsável pelos seguintes processos burocráticos:

• Gestão de pessoas: os escritórios possuem profissionais de diversas áreas, que podem abranger as atividades básicas de limpeza e atendimento, a contabilidade e a advocacia em si. O gestor deve saber administrar todas as equipes, bem como os pagamentos e demais questões relacionadas aos empregados e sócios.
• Gestão de material: o gestor também é o responsável por adquirir os materiais necessários para a execução das atividades do escritório e controlar o estoque. Material de escritório, equipamentos eletrônicos e mobiliário são apenas alguns exemplos.
• Gestão de finanças: a necessidade de gerir pessoas e materiais passa pela obrigação da gestão de finanças. Pagamentos a fornecedores e funcionários, controle do fluxo de caixa, tributos devidos e honorários fazem parte dessa administração.

O profissional pode desburocratizar a gestão do escritório, transformando sua rotina, aumentando sua produtividade e voltando-se para a atividade jurídica ao adotar um software de gestão jurídica, além de plataformas e aplicativos que facilitam a rotina de um advogado.

Consultar os Diários Oficiais

Um advogado que trabalha com determinados tipos de empresa tem a obrigação de consultar todos os diários oficiais, por ser de interesse de seus clientes. Uma Sociedade Anônima, por exemplo, deve publicar, obrigatoriamente, editais de convocação, aviso aos acionistas, atas, balanços e demais demonstrações financeiras. O advogado precisa, portanto, acompanhar as publicações para conferir se o material está nos diários.

Por outro lado, muitos clientes são os destinatários das publicações da Administração Pública, como os atos normativos, editais de licitação, comunicados, contratos e convênios, dentre outros documentos.

O advogado, por ter uma rotina intensa, perderia muito tempo para pesquisar em todos os diários oficiais as matérias de interesse dos seus clientes, e essa série de processos burocráticos atrapalharia o seu trabalho. Como alternativa para evitar esse problema, o e-DOU foi criado. Ele é um portal para consultas de diários oficiais com o objetivo primordial de facilitar a busca de matérias de interesse do usuário, por meio da disponibilização de um sistema de pesquisa simples e eficiente, com resultados efetivos.

O e-DOU permite a qualquer interessado conferir, gratuitamente, conteúdos de relevância pública divulgados pelo governo e pelo setor privado no Diário Oficial da União (DOU) e nos Diários Oficiais dos Estados (DOE).

Publicar nos Diários Oficiais

As publicações nos Diários Oficiais são necessárias em diversos atos dos órgãos públicos e privados, porém, representam processos burocráticos que podem ser um entrave para a rotina de um advogado. Veja os principais problemas que um profissional pode enfrentar ao publicar no Diário Oficial da União:

Cadastramento prévio: os interessados em publicar matérias no DOU devem formalizar um pedido de cadastramento de seu gerente. Isso acontece mediante preenchimento de formulário de cadastro, que deve ser anexado a um ofício da autoridade competente da unidade gerencial ou entidade. Os documentos devem ser encaminhados por Correios.

Envio eletrônico de matérias: o interessado deve encaminhar a matéria a ser publicada pelo Sistema de Envio Eletrônico de Matérias. Porém, o arquivo de texto deve conter formatação específica, com diversas demandas (arquivo em formato RTF, formatação de fonte, corpo, alinhamento, margem e largura da página, medianiz, cabeçalho, rodapé etc). Além disso, para publicar, o usuário deve ter Certificado Digital.

Custos para o usuário: a publicação no Diário Oficial da União também tem um custo ao usuário, ainda que ele seja de entidades sem fins lucrativos. Conforme dados da Imprensa Oficial, o valor cobrado pelo centímetro de coluna é de R$30,37.

Para lidar com processos burocráticos e preocupar-se com a atividade fim da advocacia, o profissional pode contar com a ajuda de serviços especializados para cada um deles.

O segredo para driblar os processos burocráticos presentes na rotina de um advogado é buscar soluções para aumentar a produtividade! Ficou com alguma dúvida? Escreva pra gente pelos comentários e até a próxima.