As decisões em um ambiente de trabalho são tomadas nos inúmeros encontros profissionais de uma empresa. Fazer uma ata de reunião é essencial para registrar e divulgar os pontos discutidos, homologar decisões e documentar a administração de um empreendimento. Às vezes, a responsabilidade pela ata de reunião é de uma secretária executiva, mas é bastante comum que um advogado tome a frente da tarefa.
Por isso, preparamos um guia para explicar como fazer uma ata de reunião eficiente, um documento que faz um relato resumido do que foi discutido. Acompanhe.
Como Fazer uma ata de Reunião informal
Algumas reuniões se destinam a conversas mais informais, mas nem por isso exime a necessidade de se ter uma ata para organizar as informações. Considerando, porém, o caráter mais ordinário, a ata pode conter elementos básicos, como data, local, horário, presentes, pauta, discussões, decisões e compromissos.
Data, local e horário
Ao contrário das atas formais e antigas, data e hora não precisam ser escritas por extenso nas atas informais. É preciso, apenas, colocar o dia, o horário de início e de fim da reunião, além do local, para saber onde e quando as pautas foram discutidas. As empresas que se preocupam com a eficiência de sua administração mantêm um caderno de atas organizado por data, por exemplo.
Pessoas presentes e seus cargos
Uma reunião sempre é composta por diversas pessoas e cargos. Por isso, é essencial que seja anotado o nome dos presentes e qual posição ocupam na empresa. Esse ponto é muito importante para verificar se há ou não vícios nas decisões tomadas, uma vez que existem assuntos que só podem ser discutidos e gerenciados por diretores e presidentes.
Pauta da reunião
Toda reunião, quando convocada, deve informar qual a pauta que será discutida. Ela se destina à eleição de Conselheiro? A discussão será feita em torno de um abuso de poder por parte do Presidente? O assunto da reunião é o que chamamos de pauta, e ela deve ser clara para que as pessoas saibam para quê se reuniram.
O responsável pela ata de reunião deve, então, após colocar data, local, horário e presentes, inserir os pontos que serão discutidos no encontro.
Registro das discussões
Com a pauta colocada, a reunião de fato se inicia, e começam as discussões acerca dos pontos levantados. O registro do que foi discutido é fundamental para esclarecer os motivos pelos quais as decisões foram tomadas e porque alguns pontos foram abandonados para evitar duplicidade de discussões.
Quem redige a ata deve, nesse momento, registrar os principais pontos da discussão, sempre deixando claro quais as pessoas que opinam nos assuntos, para que não se atribua afirmações falsas a quem não as fez.
Registro das decisões
Depois, é preciso documentar as decisões tomadas pelos presentes, listando os próximos passos para que se iniciem as ações. Suponha que a reunião tenha sido convocada para estabelecer as ações para o Dia do Trabalhador. Presentes todos os interessados (inclusive obedecido o quórum), as discussões foram feitas e ficou decidido que ocorreria uma festa aos funcionários, com conscientização a respeito da segurança no trabalho.
Os próximos passos desse objetivo já devem ser estabelecidos e a decisão registrada, para que os interessados que não estiveram presentes na reunião saibam as mudanças que vêm por aí.
Compromissos
Com as decisões registras e os passos estabelecidos para elas sejam colocadas em prática, é chegada a hora de firmar os compromissos para as ações. Para tanto, é essencial que prazos sejam fixados para que cada tarefa seja cumprida. Ao final do último prazo, é importante deixar marcado dia, horário, local e participantes da próxima reunião.
Assinaturas
É comum que, ao final da ata, sejam registradas as assinaturas dos presentes para dar mais força legal ao documento. A única assinatura exigida é a do redator e do presidente da mesa, se houver. Porém, não é uma exigência aos presentes.
Fazendo uma ata formal
Algumas reuniões destinam-se a assuntos muito sérios da empresa, como a alteração do contrato social, mudanças na diretoria, abertura de capital, dentre outros. Em geral, as atas que registram as decisões acerca desses assuntos têm um aspecto formal, devendo ser assinadas por todos os presentes e registradas em cartório.
Não existe uma lei que estabeleça os requisitos que devem estar contidos em uma ata formal, mas há práticas do senso comum que fazem com que ela seja constituída por 5 partes:
- Abertura: neste campo, deve ocorrer a indicação de data, horário, local e o nome da empresa que está reunida. Ex: “No dia dez de abril de dois mil e dezessete, às treze horas, na Sala de Reuniões Alfa da empresa Dogma, reuniram-se os representantes da empresa X…”
- Legalidade: as reuniões que dizem respeito a determinados assuntos, conforme estabelecido nos estatutos, devem obedecer ao quórum relativo ao tema. Quando o quórum for estabelecido, é interessante que o redator faça uma declaração de legalidade atestando o fato. Na ausência de quórum, a reunião não poderá ser realizada; ainda assim, a ata deverá ser lavrada para registrar o fato.
- Expediente: assim como consta nas atas informais, o expediente é um registro informativo com os nomes dos presentes, ausências e suas justificativas, avisos eventuais e outros assuntos.
- Ordem do dia: a ordem do dia é o registro das discussões e das decisões ocorridas na reunião, sendo a parte mais importante de uma ata de reunião. Mais uma vez, ressalta-se a necessidade de narrar os fatos em ordem cronológica, com o respectivo autor, a forma de votação, o resultado.
- Encerramento e desfecho: após o registro de discussões e decisões, o redator deve fazer o encerramento da reunião. Nas atas formais, é preciso ter a assinatura de todos os presentes, uma vez que serão registradas em cartório.
Uma ata de reunião eficiente, formal ou informal, deve conter todos esses tópicos relativos a cada uma delas. Informações complementares podem ser adicionadas, mas é importante lembrar que a ata deve ser um documento que identifique facilmente as decisões tomadas. Além disso, ela deve ser sucinta, de fácil leitura.
Para fazer uma ata de reunião, é preciso, apenas, seguir esses passos expostos de forma que ela fique completa, e informe aos leitores o que é necessário. Você ficou com alguma dúvida? Escreva pra gente pelos comentários e até a próxima!