Não é novidade que depois de algum encontro oficial de assuntos gerais, aprovações de obras, benfeitorias, condomínio e eleições, é comum que uma ata de assembleia seja redigida.
Neste documento é fundamental que toda a discussão deve ser relatada na ata, assim como as decisões que foram tomadas durante o encontro. Por isso, no artigo que você vai ler agora reunimos algumas dicas que podem ajudá-lo a entender como redigir a ata de assembléia.
Confira!
O que é a ata de assembleia?
A ata de assembleia, assim como as atas de reunião e a ata de pregão são muito importantes. São documentos oficiais e que servem como uma referência para futuras consultas sobre as decisões tomadas durante aquele encontro.
Apesar de parecer simples, esse documento deve ser redigido com bastante atenção –para evitar erros em ata – e seguindo alguns passos básicos para que a documentação tenha a sua validade garantida. Confira as dicas que separamos abaixo para que você entenda a forma correta de redigir este documento:
Itens obrigatórios da ata
As atas de forma geral devem ser bem fiéis aos acontecimentos que ocorreram naquele encontro. As informações devem ser escritas de forma clara e objetiva para facilitar o entendimento de qualquer pessoa que vá consultá-la futuramente.
Isto quer dizer que existem alguns itens que obrigatoriamente devem aparecer na sua ata. São eles:
- nome dos participantes;
- o tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária);
- data, hora e lugar da reunião;
- nome dos responsáveis pelo encontro;
- lista das pessoas que foram convocadas e estão presentes e das que se ausentaram;;
- lista de pautas e deliberações;
- informação se há quórum presente;
- assinatura dos presentes, especialmente dos responsáveis.
Ouça com atenção todas as informações
Outra dica muito importante é distribuir uma lista no início do encontro e prestar bastante atenção às deliberações que forem discutidas.
É importante registrar todas as ações e deliberações da assembleia. Caso seja solicitado, anote também um resumo das discussões. Ao final, o documento deverá ser lido para todos que participaram, que deverão aprová-lo e assiná-lo.
Registro em cartório ou publicações oficiais
Por fim, o Código Civil não determina como obrigatório que as atas de assembleia sejam registradas ou publicadas. Claro que, dependendo do nível de importância do encontro, isso deverá ser consultado.
Não é obrigatório, mas é sempre bom porque, assim, não mais haverá questionamentos, dúvidas sobre o que foi discutido, o que foi falado e, principalmente, o que foi decidido.
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