A ata é um documento que registra de forma resumida todos os acontecimentos em uma determinada ocasião. Para evitar possíveis modificações posteriores à data a qual ela foi redigida, é importante fazê-la com bastante atenção evitando os famosos erros em ata.
Neste artigo, você verá quais são os erros mais comuns em atas e como você pode evitá-los!
Principais erros em ata e como evitá-los!
Em qualquer ambiente em que a ata se faz necessária é importante desenvolvê-la com bastante atenção para garantir que ela não leve rasuras. Os descuidos com a retratação podem levar a tomadas de decisões erradas.
Além disso, é extremamente importante que a pessoa responsável pela ata não participe ativamente da reunião. Assim, ela conseguirá focar totalmente em seu trabalho de fazer o documento.
Porém, mesmo que esse documento seja realizado pelo secretário da mesa da assembleia, é importante que todos os participantes saibam como desenvolver uma.
Esse é o motivo pelo qual fazer atas de reuniões, por exemplo, requer uma boa capacidade de foco e um ouvido surpreendente para os detalhes. A tarefa, geralmente, é delegada a uma secretária ou assistente pessoal.
As atas podem ser elaboradas em:
- reuniões de condomínio;
- reuniões empresariais;
- conselhos e congressos;
- conferências e assembleias.
Dentre os erros mais comuns, temos:
Não estabelecer uma agenda de reunião
Uma agenda bem definida garante que, a pessoa que ficou responsável pela ata, tenha ideia dos pontos abordados, número de participantes e considerações importantes que serão feitas.
Então, sempre estabeleça uma agenda de reunião.
Não seguir o modelo de ata ideal para a ocasião
Um outro fator que podemos considerar um dos principais erros em ata é quando o pré-formato estabelecido não é seguido.
As atas de reunião precisam seguir um padrão e garantir que o formato possa ser aberto nos outros computadores que irão acessá-lo, por exemplo.
Não redigir todos os detalhes do evento
O erro comum mais crítico é não redigir todos os detalhes do acontecimento na ata. Por mais que o documento seja um resumo detalhado, a ata deve ceder informações bem descritas e sem omissões.
Então, se você é a pessoa responsável por redigir a ata, prepare-se com antecedência!
Agora que você viu os erros em ata mais comuns, confira também qual a importância de fazer a ata de reunião. Fique por dentro do portal E-DOU para mais artigos relacionados e para novidades sobre o Diário Oficial da União.