Você sabe por que publicar uma ata de reunião no Diário Oficial é necessário? Essa exigência é feita por lei e pode ter consequências para a empresa que descumpri-la.
Afinal, os Diários Oficiais da União (DOU), dos Estados (DOE) e dos Municípios (DOM) são como jornais, em que ficam registrados importantes acontecimentos do meio federal e do segmento privado, permitindo que os cidadãos tenham acesso aos mais variados assuntos de interesse público. Esse documento tem como principal objetivo informar a população.
Dessa forma, é necessário que as atas de reuniões também estejam lá, porque envolvem o interesse direto das pessoas. Continue lendo e saiba mais detalhes sobre essa exigência legal!
Por que publicar uma ata de reunião no Diário Oficial?
Agora que você conhece o básico de por que publicar no Diário Oficial, é necessário entrarmos em mais detalhes sobre as leis e os tipos de ata que devem ser publicados.
Atas de Reunião do Conselho de Administração
A Lei 6.404/76 deixa bem clara a obrigação de arquivamento das atas de reunião do conselho de administração na junta comercial, além de publicação na imprensa quando produzirem efeitos perante terceiros.
Ou seja, as atas das reuniões do conselho de administração deverão ser arquivadas no registro do comércio e publicadas no DOU quando contiverem deliberação destinada a produzir efeitos perante terceiros.
Visto isso, a matéria tratada na reunião deve ser observada, a fim de que se possa decidir sobre a possibilidade de publicação da ata. Por isso, nem todas as atas necessariamente precisam ser publicadas, somente aquelas que produzirem efeitos em relação a terceiros.
Veja alguns exemplos de atas que devem ser publicadas:
- eleição de diretores;
- eleição do presidente do conselho de administração;
- aprovação de atos com efeitos erga omnes;
- aumento de capital em companhias de capital autorizado.
Uma exceção é a ata que aprova um negócio com terceiro. Ela não precisa ser arquivada, já que, neste caso, ela não apresenta efeitos erga omnes (que vale para todos), mas sim em relação àquele particular.
Atas de Reuniões da Diretoria
A Lei não é tão rigorosa e nem exige formalidades para a publicação de atas de reuniões da diretoria, apenas que seja mantido um livro pela sociedade para arquivamento das atas correspondentes.
Por outro lado, as atas que produzirem efeitos perante terceiros devem sim ser publicadas, já que se espera o bom senso de que é preciso levar em consideração os mesmos critérios de arquivamento e publicação das atas de reunião do conselho de administração.
Para que serve uma ata de reunião?
Agora que você sabe todos os detalhes de por que publicar uma ata de reunião, deve estar se perguntando qual é a importância desse documento e para que ele serve. A função da ata de reunião envolve relatar oficialmente os acontecimentos de uma reunião. Assim, todas as partes podem ter acesso às deliberações e discussões.
Isso é importante para que o conhecimento das informações seja democratizado, permitindo que todos os envolvidos tomem ciência das decisões tomadas e de seus efeitos seguintes. Dessa forma, organizações e pessoas físicas podem se preparar para os próximos passos, por exemplo.
O que acontece se a ata de reunião não for publicada no Diário Oficial?
A organização que deixar de realizar as publicações de ata estabelecidas pela Lei estará cometendo irregularidades, de forma que seus administradores podem ser responsabilizados por infração ao dever de assegurar o funcionamento ordinário da companhia.
Como publicar uma ata de reunião no Diário Oficial?
Conhecendo os riscos da não publicação, é importante entender como seguir as exigências da lei. Para que o documento seja publicado no Diário Oficial, ele precisa seguir as diretrizes de formatação de uma ata de reunião. Somente assim a Imprensa Nacional poderá aprovar a divulgação do material.
Contudo, esse processo pode ser demorado e burocrático se feito por pessoas sem experiência no sistema de publicação do DOU. Tendo em vista que existem muitos detalhes a se atentar, é possível que a publicação seja recusada, gerando retrabalho e abrindo margem para problemas como perda de prazos.
Por isso, investir em um serviço capacitado pode resolver alguns gargalos. A equipe jurídica do E-DOU é especializada na formatação e publicação de atos no Diário Oficial e está à disposição da sua empresa para que você não corra riscos legais.
Saiba como fazer uma publicação no DOU com o E-DOU e livre-se da burocracia!