A ata é um documento frequentemente presente em diversas situações e reuniões com um determinado grupo de pessoas deliberando sobre algum assunto. Logo, entender como fazer a ata de reunião é muito importante.
Uma ata de reunião contém informações valiosas que podem servir tanto como um registro histórico do que foi conversado, como uma forma de reforçar a prática daquilo que foi acordado pelo grupo reunido.
Para entender melhor qual a importância e como você pode fazer uma ata de reunião, continue lendo este artigo!
Qual a importância da ata de reunião?
A importância da ata é justamente por se tratar de um documento registrado e escrito de tudo que foi discutido durante a reunião. Logo, se trata de um arquivo que pode ser consultado sempre que necessário, gerando tranquilidade e certeza de que o assunto abordado não será esquecido.
Assim como na ata de assembleia, devem ficar registradas todas as informações discutidas, dados e decisões que foram tomadas pelo grupo de pessoas que estava presente.
As atas devem ser produzidas nas seguintes categorias de reuniões:
- reuniões de condomínio;
- reuniões empresariais;
- conselhos e congressos;
- conferências e assembleias.
Elas são documentos oficiais que servem como prova e sem as atas, decisões muito importantes podem ficar sem um atestado confiável para comprovar o ocorrido.
Como fazer a ata de reunião?
A primeira informação que você deve saber sobre as atas de reuniões é que elas devem ser redigidas por alguém que não vai participar da reunião. Quem vai escrever, deve ser apenas um espectador que contará os fatos ocorridos.
Por isso, por muitas vezes, esse trabalho é designado aos secretários. Confira os passos que você precisa seguir para desenvolver a sua ata de reunião:
- data, localização e horário – toda ata precisa ter a identificação da data, local, nome da empresa e até o horário de início da reunião. Esses são os dados mais básicos, que devem ser preenchidos o quanto antes;
- identificação da pauta – identificação da pauta nada mais é do que o tema, ou seja, o propósito/motivo pelo qual a reunião foi realizada. Essa é sem dúvidas, uma das informações mais importantes que deve receber total atenção;
- detalhamento da reunião – depois da identificação da pauta, faça um detalhamento da reunião. Nesse processo é preciso citar as informações em ordem cronológica com os principais assuntos discutidos, as votações realizadas, os resultados obtidos e todas as decisões tomadas;
- novos compromissos – durante as reuniões é comum discutir e acordar datas para novos encontros ou finalizações de processos. Por esse motivo, tais informações também devem ser inseridas na ata, como o registro e lembrete do que foi programado.
- lista de presença – toda ata também precisa ter a identificação dos participantes. O que inclui nome, cargo, assinatura individual de todos os presentes e a justificativa dos ausentes, que deve ser inserida em documentos mais formais.
O DOU é um edital onde todos os assuntos oficiais são publicados sem grandes burocracias por meio do E-DOU, a plataforma oficial para se fazer publicações de ata sem erros e atrasos.
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Para saber mais sobre as publicações de atas no DOU, confira a nossa página explicativa e fique por dentro de todos os artigos com novidades aqui no blog!