A produtividade e a gestão do tempo dos advogados estão intimamente conectadas: se bem administradas, mais dinheiro fica em caixa no fim do mês. Ter controle de tudo que envolve sua atividade jurídica (finanças, relacionamento com clientes, gestão do escritório e de processos) é, portanto, essencial.
A tecnologia veio para facilitar nossa vida, e, atualmente, existem soluções de edição de texto, agenda, organizador e lista de tarefas, scanner manual, gerenciamento de grupos de trabalho, blocos de notas, armazenamento em nuvem, medição de produtividade e inúmeros outros. Por isso, listamos 12 tipos de plataforma e aplicativos que todos os advogados devem usar para organizar sua rotina. Acompanhe.
Dicas de produtividade para advogados
Manter-se produtivo durante todo o expediente é tanto um desafio quanto um desejo para muitos advogados. É comum que rotinas em escritórios de advocacia sejam cheias e corridas, principalmente quando ocorrem problemas como processos pouco definidos e controle de prazos ineficazes.
Para que a organização no ambiente de trabalho melhore, é importante investir em aspectos como:
- gestão operacional, que envolve definição de processos, otimização da gestão de tempo e priorização de atividades;
- planejamento financeiro, organizando entradas e saídas do escritório;
- relacionamento com clientes, garantindo a fidelização e a promoção do negócio para outras pessoas.
Como são muitas coisas, é fundamental contar com a tecnologia para automatizar tarefas repetitivas e diminuir as taxas de erros (em cálculos financeiros, por exemplo). Confira, a seguir, as melhores plataformas para advogados que querem administrar seu escritório e sua rotina de trabalho de forma mais eficiente!
Qual a melhor plataforma para advogados?
Nossa lista de 12 plataformas e aplicativos para advogados contém opções gratuitas, que podem ser aplicadas a qualquer negócio, e também ferramentas pagas que podem ser usadas para otimizar ainda mais sua gestão.
1. Google Agenda
Como o próprio nome sugere, o Google Agenda é um calendário que exibe seus compromissos, seja como eventos ou lembretes. Isso permite que o usuário tenha uma melhor visão das tarefas e do que é preciso executar. Esse é um aplicativo disponível para iOS ou Android (celular) e desktop, podendo ser aberto pela sua conta Google.
2. Google Docs
Plataforma e aplicativo gratuitos do Google que substituem as ferramentas da Microsoft, o Google Docs pode funcionar para planilhas, editor de textos, formulários e apresentações. Eles são compatíveis com as ferramentas do Office e estão disponíveis online (site) e como aplicativo para smartphones.
Além das suas diversas funções, o Google Docs apresenta como vantagem a possibilidade de acessar os documentos de qualquer lugar (mesmo sem internet) e de ter, simultaneamente, o salvamento automático e a conversão de formatos Office para os do Google e vice-versa.
3. Google Drive
O Google Drive é uma plataforma de armazenamento em nuvem (oferece, inicialmente, 15GB) que o advogado pode utilizar para guardar o que deseja, desde documentos até vídeos. Sua maior vantagem é não ocupar a memória interna dos computadores ou smartphones para o armazenamento e possibilitar o acesso aos arquivos de qualquer lugar.
Para tanto, basta ter acesso a um computador, smartphone ou tablet. Além disso, a plataforma tem uma função que permite compartilhar arquivos e pastas, convidando pessoas para visualizarem, fazerem o download ou editarem o documento, sem necessidade de utilizar o e-mail.
O OneDrive (Microsoft) e o Dropbox são plataformas que têm as mesmas funções, mas oferecem, inicialmente, um espaço de armazenamento menor.
4. Evernote
O lema do Evernote é “lembre-se de tudo”, o que oferece uma noção do que é essa plataforma online — que também conta com aplicativo para computador e smartphone. Atualmente, ele é uma das ferramentas de organização mais populares, sendo a preferida entre os brasileiros.
Suas funções vão muito além da mera criação de notas e lembretes (funcionalidade do Todoist e do Remember The Milk, por exemplo), permitindo o compartilhamento online de conteúdo de sites, o emparelhamento de contas, o uso de modo de apresentação (sendo também uma alternativa ao PowerPoint), a inserção de fotos nas notas, a digitalização de cartão de visitas, entre outros. Ou seja, é uma das plataformas mais completas do momento e é ideal para advogados.
5. Pipefy
A Pipefy é uma plataforma criada no Brasil, mas que se expandiu para o famoso Vale do Silício (EUA). Sua principal funcionalidade é ter soluções para gerir a produtividade do seu negócio, sendo voltada, principalmente, para pequenas e médias empresas.
Se você possui um escritório, ela é ideal para organizar e executar os processos em um só local, além de conter testes relacionados ao marketing, organização administrativa e gestão de equipe.
6. Pocket
Conhecido anteriormente como “Read it later”, o Pocket é um aplicativo multiplataforma que armazena qualquer texto que os advogados desejarem para que seja lido em momento posterior.
Considerando a rotina intensa dos escritórios, é um aplicativo interessante para que os profissionais não percam os artigos e textos que são de seu interesse. Uma vantagem é que não é preciso ter conexão com a internet para acessar os arquivos salvos.
7. Advogado Correspondente
O Advogado Correspondente é uma plataforma online que conecta profissionais e clientes da prática jurídica de todo o país. Seu objetivo é trazer maior celeridade e reduzir custos na execução de atividades acessórias à advocacia. E como ele faz isso? Conectando advogados que se cadastram para a advocacia de apoio e os clientes que têm demandas jurídicas (escritórios de advocacia, empresas ou mesmo outros advogados).
Se você quer expandir seu número de contatos e encontrar novas oportunidades de trabalho, o site certamente pode ajudar.
8. Feedly
O Feedly é um aplicativo interessante para muitos advogados. Ele traz notícias em tempo real dos sites preferidos do usuário, além de permitir o compartilhamento do conteúdo nas redes sociais. Pode ser acessado pela conta online no site ou pelo celular.
Como ocorrem mudanças constantes em leis e novidades de jurisprudência, pode ser uma forma de otimizar o acompanhamento e centralizar as informações sem distrações de outros assuntos.
9. Scanner Pro
“Transforme seu iPhone ou iPad em um scanner portátil” é o lema do Scanner Pro, da Readdle. Ele é uma ferramenta imprescindível para os advogados, pois transforma a câmera do celular em uma digitalizadora, com o bônus de já tratar a imagem e de transformá-la em arquivo PDF. Os profissionais não precisam estar mais nos escritórios para digitalizar documentos necessários a processos e similares.
Se você não possui aparelhos da Apple, pode utilizar o Tiny Scanner, CamScanner ou qualquer outro com a mesma funcionalidade.
10. Vade Mecum Online
O aplicativo Vade Mecum traz toda a legislação mais utilizada no dia a dia dos profissionais do direito e evita a necessidade de carregar livros pesados a todo momento. Ele simula uma caneta marca-texto, permite anotações, além de ter atualizações com um mero toque e da possibilidade de escutar a lei em estudo.
Existem versões da ferramenta tanto para Android quanto para iOS.
11. DocuSign
Assinar digitalmente documentos de qualquer lugar é a proposta da DocuSign. O aplicativo para Android e iOS é gratuito, e basta os advogados abrirem um documento PDF e seguir as instruções. Nas versões mais avançadas, é possível definir as pessoas que precisam assinar os documentos, atribuindo critérios de hierarquia e obrigatoriedade.
Além disso, a DocuSign tem diferentes opções de assinatura eletrônica, incluindo certificado digital. Dessa forma, é possível contar com diferentes níveis de confiabilidade jurídica a depender das necessidades do processo.
12. E-DOU
Imagine você, advogado, ter que consultar todos os diários oficiais de interesse de seus clientes, porque aguarda uma publicação. A perda de tempo seria enorme!
Como alternativa, o E-DOU aparece um portal digital para acessar o Diário Oficial em suas três instâncias: nacional, estadual e municipal. Dessa forma, é possível encontrar e acessar matérias que sejam de seu interesse de forma totalmente gratuita.
A tecnologia é uma excelente ferramenta para advogados, e fazer bom uso dos aplicativos, plataformas e ferramentas os auxilia a organizar a rotina e a agenda e aumentar a produtividade da atividade jurídica.
Confira a página de serviços do E-DOU e conheça o clipping jurídico para receber recortes de atos oficiais dentro dos parâmetros de busca que você e seus clientes necessitam!