O ofício de solicitação é um documento formal e de validade jurídica que tem como objetivo realizar um pedido entre órgãos públicos, empresas e demais autoridades. Um exemplo de uso é durante uma licitação, para que a Administração Pública entre em contato com as empresas concorrentes. Por esse motivo, sua elaboração precisa seguir um parâmetro específico e contar com uma linguagem clara e direta.
Neste artigo vamos explicar as informações imprescindíveis para a redação desse tipo de documento e oferecer um modelo para que seu negócio realize ofícios da forma correta.
Instruções para redigir um ofício
Como dissemos, o ofício de solicitação deve ter uma linguagem objetiva. Além disso, seu conteúdo é marcado pela impessoalidade e pela adoção da norma culta da língua. Portanto, revise-o cuidadosamente.
As informações obrigatórias para esse documento são:
- informações referentes ao órgão ou setor das partes envolvidas, incluindo endereço e dados de contato;
- número do ofício e o ano;
- local e data;
- solicitação em função referencial (ou seja, dedicada exclusivamente ao assunto em questão);
- prazo para respostas e informações de contato;
- despedida;
- assinatura e identificação com o nome da empresa e o CNPJ.
Existem outros elementos que podem ser incluídos no ofício, mas que não são obrigatórios, como o protocolo de recebimento e anexo de documentos relevantes.
Modelo de ofício de solicitação
Ofício nº [número do ofício] / [ano]
[Cidade], [data com dia, mês e ano]
Ao Senhor [nome completo do destinatário]
[cargo do destinatário]
[endereço do destinatário]
[Solicitação e, se houver, anexos].
Diante do solicitado, a resposta deve ser endereçada a [nome completo de quem deve receber a resposta], no endereço [endereço completo], dentro do prazo de [prazo para resposta].
Coloco-me à disposição para fornecer mais informações. Entre em contato por [telefone ou e-mail de contato].
[Despedida]
[Nome e assinatura de quem realizou o ofício]
[Nome da empresa e CNPJ]
Com esse modelo, sua empresa pode fazer as solicitações necessárias para todos os processos que participar, como licitações, e entrar em contato com outros negócios e órgãos públicos de maneira reconhecida juridicamente. Isso diminui ruídos na comunicação e erros.
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