Como realizar reuniões produtivas em uma empresa

ata de reunião

Compreenda como tornar as reuniões empresariais mais produtivas e esclarecedoras em poucos passos, como formular uma ata de reunião e mais.

Não é difícil encontrar colaboradores de uma empresa reclamando que as reuniões de equipe são sempre cansativas, inconclusivas e acabam sendo um desperdício de tempo. Com as dicas certas é possível criar uma lista de orientações para otimizar as reuniões e ter mais produtividade.

Acompanhe nossas dicas aqui:

Como tornar reuniões mais produtivas

·         Selecione um objetivo principal por reunião

Um dos erros mais clássicos dentro das empresas é tratar de vários assuntos em uma única reunião. Tanta ansiedade acaba gerando discussões paralelas, cansaço mental, e desvio da atenção dos participantes. Para evitar tanta confusão, é melhor ter uma meta definida para a reunião, e não perder o foco nela.

Se o objetivo principal, no momento, é criar uma campanha de marketing, então os assuntos a serem tratados na reunião devem abordar ideias criativas, público alvo, canais de divulgação e metas das campanhas.

Assuntos diversos, como problemas no time de vendas, dificuldades no endomarketing ou na infraestrutura interna da empresa, precisam ser evitados e tratados em um outro momento.

·         Chame para participar apenas quem pode somar algo

Quanto mais pessoas envolvidas, maior a chance de criar assuntos paralelos. Ter mais de seis pessoas em uma sala de reunião pode comprometer a produtividade e o foco no objetivo, já que todos devem ser ouvidos e contribuir com a ata de reunião.

Outro ponto negativo em ter um alto número de pessoas, é a intimidação causada por ter de falar em público. Maior será a tendência das pessoas não se exporem e não contribuírem. Por isso, é melhor subdividir os grupos e facilitar o envolvimento.

·         Deixe tudo na mesma pauta de reunião

Crie uma pauta mais simples, contento tudo o que será analisado e os próximos passos que serão dados na reunião. É melhor determinar tudo previamente e avisar os participantes o que deverão levar para a reunião, como relatórios, projetos, etc.

A criação de um modelo de ata de reunião também simples, contento tudo o que fora tratado, datas, assuntos pertinentes e conclusão alcançadas, é muito importante para manter um controle do que pretendeu-se discutir em relação ao que conseguiram efetivamente tratar.

·         Saiba Delegar Tarefas

Distribuir responsabilidades é muito importante para que as pessoas saibam exatamente o que é esperado delas. Para tal, é preciso determinar o prazo, o responsável e o resultado que deve alcançar de cada ação a ser tomada após a reunião.

Tenha certeza de que houve entendimento sobre o que foi solicitado por parte da pessoa (às vezes, um feedback das tarefas delegadas pode evitar problemas).

·         Faça as reuniões em dias com menos trabalho

Existem dias e horários da semana em que as pessoas estão com menos coisas para fazer, e é nesses momentos em que as reuniões devem acontecer.

Dessa forma, as pessoas podem revisar todas as suas pendências sem estarem sobrecarregadas, e se preparar para a reunião, além de terem um tempo para organizar as tarefas assumidas após a conversa.

·         Publicar ata para reunião e evidenciar os resultados

Ao enfatizar para a equipe que há resultados visíveis sendo alcançados graças aos constantes encontros de vocês é uma forma de incentivo para a equipe.

Se é do seu interesse redigir ata de reunião para tornar visíveis as questões tratadas e conclusões tiradas durante o debate da equipe, continue lendo aqui e veja como fazer uma ata de reunião.

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