5 características básicas da formatação de uma ata de reunião

ata de reunião

Compreenda melhor como escrever uma ata com 5 características básicas de formatação, e por que é importante realizar publicação no Diário Oficial da União.

A ata de reunião é um registro dos principais assuntos tratados e decisões concluídas durante um debate entre as pessoas responsáveis pela tomada de decisão dentro de uma empresa.

Deve ser sempre escrita durante a reunião e nunca depois, para que não haja risco de perder detalhes importantes ou até mesmo dificuldades que tenham havido durante a conversa. A ata é, acima de tudo, um relato fidedigno dos acontecimentos.

Para entender melhor o que é uma ata, o E-DOU preparou um conteúdo especial sobre ata de reunião.

Da composição de uma ata de reunião

·         Apresentação

Toda ata deve contar com a data, hora e nome de todas as pessoas envolvidas. A assinatura dos presentes que participarão da reunião também é necessária para que se possa ter tudo o que é preciso para tornar o registro um instrumento oficial, que poderá ser divulgado no Diário Oficial da União.

As assinaturas, ao contrário dos relatos, não precisam ser colhidas no dia, e sim algum tempo depois, quando a ata já estiver corrigida e passada a limpo (trabalho feito pela mesma pessoa que realizou o registro da reunião).

·         Exclusividade

O profissional escolhido para redigir ata de reunião deve ser alguém selecionado exclusivamente para essa função, não podendo ter outro papel, como o de líder ou coordenador.

Essa pessoa precisa portar facilidade de compreensão e agilidade na escrita.  Deverá ser atenta, instruída e escrever rapidamente, podendo realizar perguntas acerca das decisões tomadas e dos nomes das pessoas que estão com a palavra.

·         Retomada

Antes mesmo de começar a reunião, é preciso ler a ata do encontro anterior, para garantir que todos estão cientes dos assuntos abordados e decisões tomadas até então, e também para evitar que pautas já discutidas voltem à tona (desperdiçando o tempo de todos).

·         Conclusão

Na conclusão da ata, é preciso constar as deliberações tomadas e apresentar também todas as tarefas delegadas a cada pessoa, com os determinados prazos e nomes.

A ata de reunião é um documento e não permite que haja qualquer tipo de modificação posterior. O seu formato não possibilita a quebra de linhas eletivas, espaçamentos verticais e uso de parágrafos, ocupando virtualmente o espaço disponível na página.

Veja mais sobre como fazer uma ata de reunião.

Mas afinal, quais as 5 características básicas da formatação de atas?

São elas:

  • Um texto totalmente contínuo, sem lista de itens ou parágrafos, ou seja, reduzido a um texto inteiro, como se fosse um único e longo parágrafo. Não é permitido espaços em branco;
  • Valores, datas, números e outras expressões devem sempre ser representadas por extenso;
  • Sem uso de siglas e outras abreviaturas;
  • Nunca apresentar emendas, rasuras ou uso de corretivos;
  • Os verbos descritivos de ações das conversas devem ser usados no pretiro perfeito do indicativo, como “disse”, “declarou”, “decidiu”, etc.

Realize publicações no Diário Oficial da União com auxílio do E-DOU

O E-DOU é uma plataforma de consulta e publicações nos Diários Oficiais da União, dos Estados e Municípios. É muito importante tornar a ata de reunião um documento público, para que todos os funcionários, clientes e cidadãos em geral estejam cientes das decisões tomadas pela empresa.

Clique aqui para ler mais sobre publicação de ata de reunião no DOU.

Para compreender melhor como fazer uma ata de reunião simples, clique aqui:

Navegue pelo site para conferir outras informações.

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