5 pontos chave para registrar as informações importantes de uma reunião

ata de reunião

Confira cinco pontos cruciais para considerar na hora de registrar na ata de reunião as principais informações sobre tomadas de decisão.

Reuniões e assembleias são, na maioria das vezes, fundamentais para chegar a uma tomada de decisão ou definição de planos da empresa, negócio ou condomínio. É através desses diálogos que se pode gerar resultados positivos no geral, e a ata de reunião possui papel muito importante no processo.

A ata oficializa as decisões, datas acordadas, ações e também dificuldades apresentadas, ajudando a evitar desentendimentos e confusões.

Leia mais sobre o que é uma ata aqui.

Pode parecer um assunto simples, mas o desenvolvimento da ata de reunião é de extrema importância. Acompanhe 5 pontos chave para registrar informações de forma correta:

Como registrar informações de uma reunião em 5 passos

1-    Domine os principais assuntos da reunião

Dar início a uma conversa de forma vaga, sem um direcionamento pré estabelecido, só levará a uma perda total de tempo, além de resultados inconclusivos. O correto aqui é já ter os principais assuntos bem definidos, inclusive na ata, antes mesmo de começar.

A ata deve contar com os temas que serão conversados. Os objetivos devem ser específicos para que não haja dúvidas e para que a discussão seja focada.

2-    Escolha bem o responsável por redigir a ata de reunião

A escolha daquele que ficará responsável por escrever a ata deve ser sempre alguém capaz de anotar todos os pontos importantes discutidos e decididos na conversa, sem omitir quaisquer tipos de informações.

Saiba mais sobre como escrever uma ata de reunião.

Para tal, é recomendável que a pessoa saiba escrever bem, de forma atenciosa e rápida. Além disso, o responsável deve ter apenas essa obrigação, não podendo ser o diretor ou presidente da reunião.

3-    Redija uma ata com clareza

As atas devem ser claras e práticas. Por se tratar de um documento para registrar as decisões tomadas em uma reunião, e por ser acessível por todos aqueles que serão influenciados por tais acordos, não deve ser complexo ou de difícil compreensão.

4-    Utilize tópicos para deixar a ata organizada

Como todos os temas abordados e decisões tomadas precisam ser devidamente registrados (incluindo também os pontos que não foram aprovados), é altamente recomendável que as anotações sejam realizadas em tópicos.

Dessa forma, fica garantido que todos os temas serão discutidos e que cada conclusão fique bem exposta para quem quiser conferir o documento. Ter um modelo salvo pode ajudar, e muito, na hora de organizar a ata, já com as padronizações e informações de praxe.

5-    Atente-se aos planos de ações

Planos de ações são um dos pontos mais importantes em uma reunião. São eles que garantem, entre outras coisas, o futuro da empresa.

Ao definir as metas, os responsáveis por cada ação, e as datas previstas para cada objetivo, as chances de serem bem sucedidos é muito maior.

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As informações acordadas durante uma reunião não podem ser perdidas e, por isso, a ata de reunião é o melhor caminho para garantir a documentação de todos os pontos relevantes.

Veja mais sobre a importância de publicar ata de reunião.

Para mais informações, navegue pelo site.

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