Confira cinco pontos cruciais para considerar na hora de registrar na ata de reunião as principais informações sobre tomadas de decisão.
Reuniões e assembleias são, na maioria das vezes, fundamentais para chegar a uma tomada de decisão ou definição de planos da empresa, negócio ou condomínio. É através desses diálogos que se pode gerar resultados positivos no geral, e a ata de reunião possui papel muito importante no processo.
A ata oficializa as decisões, datas acordadas, ações e também dificuldades apresentadas, ajudando a evitar desentendimentos e confusões.
Leia mais sobre o que é uma ata aqui.
Pode parecer um assunto simples, mas o desenvolvimento da ata de reunião é de extrema importância. Acompanhe 5 pontos chave para registrar informações de forma correta:
Como registrar informações de uma reunião em 5 passos
1- Domine os principais assuntos da reunião
Dar início a uma conversa de forma vaga, sem um direcionamento pré estabelecido, só levará a uma perda total de tempo, além de resultados inconclusivos. O correto aqui é já ter os principais assuntos bem definidos, inclusive na ata, antes mesmo de começar.
A ata deve contar com os temas que serão conversados. Os objetivos devem ser específicos para que não haja dúvidas e para que a discussão seja focada.
2- Escolha bem o responsável por redigir a ata de reunião
A escolha daquele que ficará responsável por escrever a ata deve ser sempre alguém capaz de anotar todos os pontos importantes discutidos e decididos na conversa, sem omitir quaisquer tipos de informações.
Saiba mais sobre como escrever uma ata de reunião.
Para tal, é recomendável que a pessoa saiba escrever bem, de forma atenciosa e rápida. Além disso, o responsável deve ter apenas essa obrigação, não podendo ser o diretor ou presidente da reunião.
3- Redija uma ata com clareza
As atas devem ser claras e práticas. Por se tratar de um documento para registrar as decisões tomadas em uma reunião, e por ser acessível por todos aqueles que serão influenciados por tais acordos, não deve ser complexo ou de difícil compreensão.
4- Utilize tópicos para deixar a ata organizada
Como todos os temas abordados e decisões tomadas precisam ser devidamente registrados (incluindo também os pontos que não foram aprovados), é altamente recomendável que as anotações sejam realizadas em tópicos.
Dessa forma, fica garantido que todos os temas serão discutidos e que cada conclusão fique bem exposta para quem quiser conferir o documento. Ter um modelo salvo pode ajudar, e muito, na hora de organizar a ata, já com as padronizações e informações de praxe.
5- Atente-se aos planos de ações
Planos de ações são um dos pontos mais importantes em uma reunião. São eles que garantem, entre outras coisas, o futuro da empresa.
Ao definir as metas, os responsáveis por cada ação, e as datas previstas para cada objetivo, as chances de serem bem sucedidos é muito maior.
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As informações acordadas durante uma reunião não podem ser perdidas e, por isso, a ata de reunião é o melhor caminho para garantir a documentação de todos os pontos relevantes.
Veja mais sobre a importância de publicar ata de reunião.
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