Compreenda melhor como escrever uma ata com 5 características básicas de formatação, e por que é importante realizar publicação no Diário Oficial da União.
A ata de reunião é um registro dos principais assuntos tratados e decisões concluídas durante um debate entre as pessoas responsáveis pela tomada de decisão dentro de uma empresa.
Deve ser sempre escrita durante a reunião e nunca depois, para que não haja risco de perder detalhes importantes ou até mesmo dificuldades que tenham havido durante a conversa. A ata é, acima de tudo, um relato fidedigno dos acontecimentos.
Para entender melhor o que é uma ata, o E-DOU preparou um conteúdo especial sobre ata de reunião.
Da composição de uma ata de reunião
· Apresentação
Toda ata deve contar com a data, hora e nome de todas as pessoas envolvidas. A assinatura dos presentes que participarão da reunião também é necessária para que se possa ter tudo o que é preciso para tornar o registro um instrumento oficial, que poderá ser divulgado no Diário Oficial da União.
As assinaturas, ao contrário dos relatos, não precisam ser colhidas no dia, e sim algum tempo depois, quando a ata já estiver corrigida e passada a limpo (trabalho feito pela mesma pessoa que realizou o registro da reunião).
· Exclusividade
O profissional escolhido para redigir ata de reunião deve ser alguém selecionado exclusivamente para essa função, não podendo ter outro papel, como o de líder ou coordenador.
Essa pessoa precisa portar facilidade de compreensão e agilidade na escrita. Deverá ser atenta, instruída e escrever rapidamente, podendo realizar perguntas acerca das decisões tomadas e dos nomes das pessoas que estão com a palavra.
· Retomada
Antes mesmo de começar a reunião, é preciso ler a ata do encontro anterior, para garantir que todos estão cientes dos assuntos abordados e decisões tomadas até então, e também para evitar que pautas já discutidas voltem à tona (desperdiçando o tempo de todos).
· Conclusão
Na conclusão da ata, é preciso constar as deliberações tomadas e apresentar também todas as tarefas delegadas a cada pessoa, com os determinados prazos e nomes.
A ata de reunião é um documento e não permite que haja qualquer tipo de modificação posterior. O seu formato não possibilita a quebra de linhas eletivas, espaçamentos verticais e uso de parágrafos, ocupando virtualmente o espaço disponível na página.
Veja mais sobre como fazer uma ata de reunião.
Mas afinal, quais as 5 características básicas da formatação de atas?
São elas:
- Um texto totalmente contínuo, sem lista de itens ou parágrafos, ou seja, reduzido a um texto inteiro, como se fosse um único e longo parágrafo. Não é permitido espaços em branco;
- Valores, datas, números e outras expressões devem sempre ser representadas por extenso;
- Sem uso de siglas e outras abreviaturas;
- Nunca apresentar emendas, rasuras ou uso de corretivos;
- Os verbos descritivos de ações das conversas devem ser usados no pretiro perfeito do indicativo, como “disse”, “declarou”, “decidiu”, etc.
Realize publicações no Diário Oficial da União com auxílio do E-DOU
O E-DOU é uma plataforma de consulta e publicações nos Diários Oficiais da União, dos Estados e Municípios. É muito importante tornar a ata de reunião um documento público, para que todos os funcionários, clientes e cidadãos em geral estejam cientes das decisões tomadas pela empresa.
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