Tempo é um bem escasso na advocacia. Como se não bastasse a correria da rotina de um escritório, os profissionais de Direito precisam lidar com os vilões do tempo de um advogado.
Tarefas corriqueiras podem demandar muita atenção e desviar o foco da atividade-fim, mas não há outro jeito senão encará-las! No artigo de hoje, confira quais são os principais vilões do tempo de um advogado.
Tarefas de gestão
Quanto tempo você gasta para fazer o fluxo de caixa do escritório? Existem planilhas com os dados dos andamentos processuais? Qual o cálculo de pró-labore e de honorários do mês? Essas tarefas de gestão, necessárias em todo escritório de advocacia, são grandes violões do tempo de um advogado que administra um negócio.
A burocracia dessa gestão pode comprometer a atividade-fim do escritório se o advogado não optar por trabalhar com recursos que economizem seu tempo. Um sistema de gestão, certamente, resolveria boa parte desses problemas.
Falta de planejamento
Um advogado de sucesso tem espírito empreendedor, isso é fato. E para aplicar o empreendedorismo na advocacia, que é a “disposição ou capacidade de idealizar, coordenar e realizar projetos, serviços, negócios”, é preciso pensar em sua carreira de forma estratégica. Um bom planejamento é capaz de tirar os sonhos do campo das ideias e torná-los reais por meio de ações.
Mas por que a falta de planejamento é um dos vilões do tempo de um advogado? Porque o profissional que não faz um plano de negócios, com metas e objetivos, é semelhante a um barco à deriva em alto mar, sem norte. Quanto tempo se perde pensando qual caminho se deve tomar na carreira quando não existe um modelo de negócio pré-fixado a seguir?
Desorganização
Intimamente ligada à falta de planejamento, a desorganização é fruto da falta de método na gestão de um escritório de advocacia, sendo esse mais um dos vilões do tempo de um advogado. Um profissional desorganizado perde muito tempo tentando realizar suas tarefas, pelo simples fato de não estabelecer prioridades, cronogramas e procedimentos de trabalho.
Além de perder tempo no exercício de suas funções, um advogado desorganizado pode comprometer seu rendimento no trabalho. Criar uma cultura organizacional de produtividade é um modo de alcançar mais resultado em menos tempo, de modo mais satisfatório, com maior realização.
Além da desorganização pessoal no exercício da profissão, um espaço físico desorganizado influencia no trabalho de todos os profissionais de um escritório. Quanto tempo uma secretária precisa para encontrar um processo físico em uma sala em que não há qualquer método de organização, por exemplo? Imagine ter que procurar pelo nome do cliente, folha por folha, porque não há ordem alfabética no arquivo. Essas são pequenas tarefas que roubam o tempo do profissional.
Ausência de um sistema de gestão
A tecnologia revolucionou o trabalho do advogado e dos demais profissionais nos últimos anos. Se até a década de 90 era comum a gestão e armazenamento de documentos físicos, quase tudo pode ser feito por meio digital atualmente. Essa revolução se deu com a automação do negócio, que contribuiu para alcançar a excelência na prestação de serviços.
Porém, há profissionais que ainda não adotam um sistema de gestão para seu escritório, e o resultado disso é passar horas realizando tarefas que seriam feitas em minutos por esses programas.
A busca manual de processos, por exemplo, é um dos grandes vilões do tempo de um advogado. Acompanhar o andamento de cada ação nos sites dos tribunais para coletar informações e colocá-las em planilhas ou outras ferramentas é uma tarefa exaustiva, que dificulta a gestão do tempo e desperdiça recursos humanos que poderiam se destinar às atividades mais essenciais na advocacia, como o planejamento estratégico ou a escrita de petições.
Como consequência dessas horas “desperdiçadas”, o profissional terá que lidar com a sobrecarga de trabalho. Quem nunca levou trabalho para casa ou já saiu do escritório tarde da noite de uma sexta-feira? Certamente, isso é fruto, em alguns casos, de uma desorganização causada pela ausência de um sistema de gestão, que rouba as horas produtivas do advogado.
Não utilizar ferramentas e aplicativos
Chegar atrasado a uma reunião, perder as anotações feitas em papel, marcar dois compromissos no mesmo horário. Quem nunca cometeu um desses erros, que atire a primeira pedra. Apesar de estarmos em uma era altamente tecnológica, ainda é bastante comum encontrar profissionais que não utilizam mecanismos que simplificam a rotina e ajudam o advogado a se organizar.
A utilização de aplicativos e plataformas facilitou o trabalho do advogado ao conferir boa organização pessoal e administrativa de sua atividade. Para quem não utiliza tais recursos, é certo que haverá reclamação de que o tempo está curto para tantas tarefas. Na verdade, o tempo é o mesmo para todos, mas dispensar a tecnologia no dia a dia é o que compromete a organização e a produtividade de um profissional.
No mercado, estão disponíveis ferramentas de edição de texto, organizadores e lista de tarefas, scanner manual, gerenciamento de grupos de trabalho, blocos de notas, armazenamento em nuvem, medição de produtividade entre outras inúmeras soluções. O que importa é encontrar um recurso que se adeque às necessidades de trabalho, para que a ausência de tecnologia não se torne um dos vilões do tempo de um advogado.
Pesquisa nos diários oficiais: um dos vilões do tempo de um advogado
Além do fato de que a administração de um escritório é algo muito burocrático, cheio de nuances, a pesquisa nos diários oficiais é uma tarefa que desvia o advogado de sua atividade jurídica por demandar um tempo enorme para ser concluída. Imagine o tamanho do trabalho do profissional que precisa consultar manualmente os diários oficiais para achar as matérias de interesse de seu cliente?
O tempo gasto com essa tarefa poderia ser destinado a uma atividade mais crucial da advocacia. Essa pesquisa é uma das burocracias enfrentadas pelo profissional e um dos vilões do tempo de um advogado.
Se você quer se livrar desses vilões da produtividade, pense em como a tecnologia pode auxiliar em sua rotina. Foque nas tarefas em que você é indispensável e deixe que aplicativos, ferramentas e sistemas de gestão façam outros trabalhos por você! O sucesso depende de seu tempo e está logo ali!