Compreenda como tornar as reuniões empresariais mais produtivas e esclarecedoras em poucos passos, como formular uma ata de reunião e mais.
Não é difícil encontrar colaboradores de uma empresa reclamando que as reuniões de equipe são sempre cansativas, inconclusivas e acabam sendo um desperdício de tempo. Com as dicas certas é possível criar uma lista de orientações para otimizar as reuniões e ter mais produtividade.
Acompanhe nossas dicas aqui:
Como tornar reuniões mais produtivas
· Selecione um objetivo principal por reunião
Um dos erros mais clássicos dentro das empresas é tratar de vários assuntos em uma única reunião. Tanta ansiedade acaba gerando discussões paralelas, cansaço mental, e desvio da atenção dos participantes. Para evitar tanta confusão, é melhor ter uma meta definida para a reunião, e não perder o foco nela.
Se o objetivo principal, no momento, é criar uma campanha de marketing, então os assuntos a serem tratados na reunião devem abordar ideias criativas, público alvo, canais de divulgação e metas das campanhas.
Assuntos diversos, como problemas no time de vendas, dificuldades no endomarketing ou na infraestrutura interna da empresa, precisam ser evitados e tratados em um outro momento.
· Chame para participar apenas quem pode somar algo
Quanto mais pessoas envolvidas, maior a chance de criar assuntos paralelos. Ter mais de seis pessoas em uma sala de reunião pode comprometer a produtividade e o foco no objetivo, já que todos devem ser ouvidos e contribuir com a ata de reunião.
Outro ponto negativo em ter um alto número de pessoas, é a intimidação causada por ter de falar em público. Maior será a tendência das pessoas não se exporem e não contribuírem. Por isso, é melhor subdividir os grupos e facilitar o envolvimento.
· Deixe tudo na mesma pauta de reunião
Crie uma pauta mais simples, contento tudo o que será analisado e os próximos passos que serão dados na reunião. É melhor determinar tudo previamente e avisar os participantes o que deverão levar para a reunião, como relatórios, projetos, etc.
A criação de um modelo de ata de reunião também simples, contento tudo o que fora tratado, datas, assuntos pertinentes e conclusão alcançadas, é muito importante para manter um controle do que pretendeu-se discutir em relação ao que conseguiram efetivamente tratar.
· Saiba Delegar Tarefas
Distribuir responsabilidades é muito importante para que as pessoas saibam exatamente o que é esperado delas. Para tal, é preciso determinar o prazo, o responsável e o resultado que deve alcançar de cada ação a ser tomada após a reunião.
Tenha certeza de que houve entendimento sobre o que foi solicitado por parte da pessoa (às vezes, um feedback das tarefas delegadas pode evitar problemas).
· Faça as reuniões em dias com menos trabalho
Existem dias e horários da semana em que as pessoas estão com menos coisas para fazer, e é nesses momentos em que as reuniões devem acontecer.
Dessa forma, as pessoas podem revisar todas as suas pendências sem estarem sobrecarregadas, e se preparar para a reunião, além de terem um tempo para organizar as tarefas assumidas após a conversa.
· Publicar ata para reunião e evidenciar os resultados
Ao enfatizar para a equipe que há resultados visíveis sendo alcançados graças aos constantes encontros de vocês é uma forma de incentivo para a equipe.
Se é do seu interesse redigir ata de reunião para tornar visíveis as questões tratadas e conclusões tiradas durante o debate da equipe, continue lendo aqui e veja como fazer uma ata de reunião.
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