As publicações no DOU são importantes para a rotina de muitas entidades que se relacionam com o poder público. O conteúdo dessas informações faz parte do negócio delas, como no caso de empresas que entram em licitações ou de órgãos públicos que têm o dever de transparência. Por isso, é comum surgir a dúvida de quem pode publicar no Diário Oficial da União.
Afinal, a publicação não pode ser feita por qualquer pessoa; pelo contrário, há regras e passos a serem obedecidos. Neste artigo, apresentamos como o processo de divulgação de documentos na Imprensa Nacional funciona. Acompanhe.
Quem pode publicar no Diário Oficial da União?
Existem cinco entidades principais que estão entre quem pode publicar no Diário Oficial da União:
- Sociedades Anônimas;
- Sindicatos;
- Conselhos Regionais;
- Associações;
- Prefeituras e órgãos públicos.
Em geral, deve-se contar com a ajuda de um profissional ou empresa especializada na formatação e publicação dos materiais. Por esse motivo, pessoas físicas não podem realizar esse processo.
Veja como as regras e as obrigatoriedades funcionam para cada uma das entidades:
Sociedades Anônimas — S.A.
Conhecidas também como Companhias, as Sociedades Anônimas se regulam pela Lei nº 6.404/76. Seu capital é dividido em ações, que definem e limitam a responsabilidade de cada sócio. Em outras palavras, cada acionista ou sócio obriga-se pelo preço de emissão das ações que subscrever ou adquirir.
As ações dividem-se em dois tipos de capital: fechado e aberto. As companhias cujo capital é fechado são aquelas em que ele é dividido entre alguns poucos acionistas, e as ações não podem ser negociadas.
Por outro lado, as companhias de capital aberto são aquelas cujo capital representado pelas ações divide-se entre os muitos acionistas; nelas, as ações são negociadas na bolsa de valores ou no mercado de balcão.
A Lei das S.A. define que as publicações no DOU dessas empresas serão feitas no órgão oficial da União ou do Estado ou do Distrito Federal, de acordo com o lugar em que se situe a sede da companhia. São exemplos de publicações obrigatórias:
- Editais de Convocação: a convocação é feita com três publicações mínimas de anúncios que contêm local, data, horário, ordem do dia e, se houver reforma do estatuto, a indicação da matéria;
- Aviso ao Acionista: o aviso também precisa ser publicado, no mínimo, três vezes e com prazo de até um mês antes da Assembleia Geral Ordinária. Ele comunica que os documentos estão à disposição dos acionistas;
- Atas: deve-se publicar todas as Atas das Assembleias Gerais de Acionistas em sua forma íntegra ou em resumo sobre os ocorridos, sendo vetada a publicação de sumários de ata lavrada — ou seja, resumir ainda mais uma versão resumida. Contudo, atas de Reuniões do Conselho de Administração devem ser publicadas na íntegra quando suas deliberações têm efeitos sobre terceiros;
- Balanços e demais demonstrações financeiras: deverão ser publicados até cinco dias antes da Assembleia Geral Ordinária.
Sindicatos
Os sindicatos, as federações e as confederações, que também são entidades sindicais, defendem e coordenam interesses de trabalhadores da mesma categoria, que exercem atividades iguais ou similares.
Ainda que não seja exigida autorização do Estado para a fundação do sindicato, é preciso que ele seja registrado no órgão competente. O registro sindical, os acordos e as convenções coletivas são, portanto, tipos de documentos que devem ser publicados nos diários oficiais.
Conselhos Regionais
Os Conselhos de Classe Profissional são entidades formadas por profissionais, com diretoria eleita pelos associados, que se destina a representar os interesses de sua profissão. Dentre suas atribuições estão registrar, fiscalizar e disciplinar as profissões regulamentadas. Os conselhos são considerados autarquias especiais.
Para cada profissão regulamentada existe um Conselho Federal, um Conselho Estadual ou Regional (abrange mais de um estado). Independentemente do âmbito de atuação, todos estão sob fiscalização contábil e financeira do Tribunal de Contas da União, conforme disposição constitucional.
A criação dos Conselhos é feita por lei, uma vez que são entidades da administração indireta (autarquias especiais), e todo ato legislativo deve ser publicado nos diários oficiais. Pelo mesmo motivo, os editais de convocação (concursos) do Conselho também devem, obrigatoriamente, ser publicados nos diários.
Associações
As associações são compostas pela união de pessoas jurídicas que se organizam para trabalhar em prol de um objetivo comum, sem fins lucrativos.
São regidas por um estatuto social, redigido conforme as normas brasileiras, que deve conter, dentre outras coisas, denominação, finalidade da entidade, sede, requisitos para admissão, demissão e exclusão dos integrantes, direitos e deveres dos associados ou fundadores etc.
A associação só adquire existência perante a lei com o registro do estatuto social e da ata de constituição e eleição da primeira diretoria (o que acontece pelas mãos da Assembleia Geral), no Cartório de Títulos e Documentos de Pessoas Jurídicas. A partir daí, a entidade passa a ter plena capacidade legal.
O estatuto social deve ter seu extrato publicado no Diário Oficial do Estado, assim como os editais de convocação para assembleias e as alterações estatutárias.
Prefeituras e órgãos públicos
As administrações municipais e os órgãos públicos possuem muitos documentos e atos que devem ser publicados no Diário Oficial. Editais de licitação são muito comuns, assim como decretos e outros atos normativos, convocações, contratos, comunicados e despachos. Os editais de concurso são muito conhecidos do público e também devem ser publicados nos diários.
As publicações no DOU que são obrigatórias e de responsabilidade das prefeituras e dos órgãos públicos são:
- medidas provisórias, decretos e outros atos normativos baixados pelo Prefeito;
- atos dos secretários municipais, baixados para a execução de normas, com exceção dos de interesse interno;
- editais, avisos e comunicados;
- contratos, convênios, aditivos e distratos;
- despachos de autoridades administrativas, relacionados a interesses individuais;
- atos oficiais que autorizem, permitam ou concedam a execução de serviços por terceiros.
O conteúdo publicado nos diários oficiais abrange diversos atos da vida administrativa brasileira e de outras entidades. Aquelas que têm obrigação de publicar determinados conteúdos nesses veículos devem contar com o auxílio de um advogado para que obedeçam às regras de publicação, que não são poucas, e não haja erros.
Cada equívoco requer retificações ou republicações, o que implica em mais gastos. Ou seja, é necessário ficar atento sobre as normas de formatação da Imprensa Nacional e conhecer detalhadamente toda a burocracia.
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