A utilização de plataformas digitais para advogados contribui para uma melhor prestação de serviços de um escritório de advocacia. Além de conferir boa organização pessoal e administrativa de sua atividade, há outros desdobramentos do uso da tecnologia na profissão.
No artigo de hoje, veja alguns benefícios relevantes que essas ferramentas trazem para o trabalho do advogado.
As plataformas digitais para advogados aumentam a produtividade
A excelência na prestação de serviço de advocacia passa por uma equipe com boa produtividade. O sucesso do escritório está intimamente ligado às plataformas digitais para advogados, que é uma das estratégias e práticas eficientes para otimizar as tarefas.
As ferramentas tecnológicas têm como objetivo simplificar e facilitar uma tarefa, seja ela relacionada à atividade-fim (atividade jurídica) ou referente a outras operacionais (administrativas). Ao conferir mais agilidade à ação do profissional, ele poupa tempo, de forma que pode se dedicar às atividades nas quais não pode ser substituído.
Essas plataformas também contribuem para monitorar melhor o tempo de trabalho.
Organizar sua agenda
Um erro comum no início de qualquer carreira é não organizar sua agenda. Muitos profissionais têm dificuldade em administrar os múltiplos compromissos que a atividade requer, e isso interfere na produtividade e na gestão do negócio. Os profissionais da advocacia também estão no meio dessa confusão de agenda, principalmente porque precisam ir a audiências no fórum, escrever petições no escritório, atender aos clientes, etc.
Por isso, as plataformas digitais para advogados são ótimas ferramentas para organizar a agenda do profissional. O Google Agenda, por exemplo, é um calendário que exibe seus compromissos, por meio de eventos e lembretes, sendo muito eficiente para enxergar a divisão do tempo feita para as tarefas e visualizar o que é preciso executar.
Com a agenda organizada, o advogado consegue gerir melhor seu tempo e aumentar a produtividade.
Ajudar no relacionamento com o cliente
Já ouviu falar em CRM? Se não faz ideia do que significa essa sigla, é sinal de que você não anda familiarizado com as plataformas digitais para advogados. O CRM (Costumer Relationship Manager) é um conjunto de práticas, tecnologias e estratégias com foco no cliente, utilizado pelas empresas para gerir seus relacionamentos, analisar as interações, antecipar necessidades e aumentar a captação de novos clientes.
É uma ferramenta específica para ajudar no relacionamento entre uma empresa e seu público cliente. Ela centraliza os dados sobre ele e seu comportamento, mapeando todo o percurso dele no escritório: primeiro contato (atendimento), reunião para explicar a ação, acompanhamento do processo e cobrança dos honorários.
Esse é apenas um exemplo de tecnologia que serve para ajudar no relacionamento com o cliente. Podemos citar, também, os aplicativos de chamada por videoconferência, que permitem a advocacia a distância, o que atende a um novo perfil de clientes.
Modernizar os processos no escritório
As plataformas digitais para advogados são soluções tecnológicas que podem abranger toda a atividade, desde a gestão do escritório até a escrita de uma petição. No que diz respeito à gestão do negócio, uma das grandes vantagens que essas soluções trazem é a possibilidade de modernizar os processos no escritório.
Por meio de aplicativos, o advogado pode abandonar alguns equipamentos e os processos físicos, já que basta um celular para ter um scanner de mão, por exemplo. Não é mais necessário lidar com procedimentos burocráticos e manuais. O resultado: aumento na produtividade de todos os profissionais envolvidos no escritório.
As plataformas digitais, os dispositivos e os aplicativos fazem funções protocolares antes exercidas por uma pessoa. Com isso, o advogado pode investir seu tempo em uma atividade na qual sua presença é insubstituível. Se ele precisava pesquisar o andamento processual, agora pode escrever uma peça e deixar que um software faça a busca automaticamente.
A tecnologia atua na advocacia em, basicamente, todas as atividades: processo eletrônico, certificado digital, automação de documentos, ferramentas de descoberta eletrônica, de pesquisa legal, de comunicação e colaboração, e sistemas jurídicos especializados. Obviamente, dentro dessas funcionalidades, existe aquela que supre o dever do advogado controlar processos e prazos, em especial nos softwares jurídicos.
Melhorar a rentabilidade do escritório
Um advogado que tem a agenda organizada consegue trabalhar bem com as ferramentas de relacionamento com o cliente e adota a modernização dos processos é produtivo. Realizar bem um alto número de tarefas, com a boa gestão do tempo, é algo possível apenas para os profissionais organizados – e na advocacia vale a máxima “tempo é dinheiro”.
Um escritório que se rende às plataformas digitais para advogados, ao aumentar a produtividade de sua equipe, dá um passo enorme para aumentar a rentabilidade do negócio. Quanto mais tempo economizado nas tarefas burocráticas, mais tempo se tem para dedicação à atividade-fim.
Como consequência, os advogados não perdem prazos e conseguem se mostrar disponíveis para atender às expectativas dos clientes, o que os fideliza. Já é sabido que a fidelização é a forma mais importante de garantir a sustentabilidade financeira de um escritório, e, se o advogado tem tempo para investir nessa questão, a rentabilidade aumenta.
Além disso, por meio das plataformas digitais, o gestor consegue administrar o escritório de forma mais organizada, o que evita possíveis erros que possam atingir a receita.
Trabalhar com menos burocracia
O trabalho de um advogado pode ser muito burocrático, porque ele deve, além de realizar a atividade-fim, gerir um escritório. Nas duas frentes de trabalho, o profissional se esbarra em um conjunto de burocracias em sua rotina que o impede de aumentar sua produtividade. Porém, as plataformas digitais para advogados podem mudar esse cenário.
Um exemplo prático é a consulta a diários oficiais para buscar matérias de interesse do cliente. Se antes ela era realizada “manualmente”, e o profissional deveria entrar no site de cada diário oficial para encontrar o que desejava, atualmente existe o e-DOU, um portal para consultas gratuitas de diários oficiais (da União e dos Estados).
Ou seja, os processos burocráticos que atrapalham a rotina do escritório de advocacia podem ser melhor administrados com as plataformas digitais para advogados.
Essas ferramentas são tecnologias que revolucionaram o trabalho na advocacia. A adoção delas pelo profissional proporciona aumento da produtividade, organização da agenda, melhor relacionamento com o cliente, dentre outros benefícios. Você já as adota no seu dia a dia? Conte pra gente sua experiência pelos comentários e até a próxima.