Compreenda como escrever uma ata de reunião para condomínio e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto.
Ter cargo dentro de um condomínio exige algumas responsabilidades, como escrever uma ata de reunião, por exemplo. Entenda mais sobre esse documento e como é redigido.
O que é uma ata?
Primeiramente, é preciso entender um pouco mais sobre a ata. Trata-se de um importante documento, usado para validar todas as ações do síndico e, dessa forma, servir de prova para o que for decidido nas assembleias.
Uma ata de condomínio deve conter todas as informações sobre a reunião, as deliberações e as tarefas atribuídas a cada um. A linguagem utilizada pode ser a informal, evitando o uso de adjetivos.
Leia mais sobre a ata de reunião.
Como dar início a uma ata de condomínio
Primeiramente, é importante conhecer as regras de reuniões do seu condomínio, e qual o papel do seu cargo. Alguns secretários de condomínio nem participam da assembleia, enquanto outros redigem as atas e contribuem para a discussão.
Independente de qual for o caso, a pessoa responsável por redigir ata de reunião não deve ser alguém com outro papel importante (como facilitador ou presidente, por exemplo).
Para facilitar o processo, prepare um modelo antes. As atas seguem o mesmo princípio, por isso um modelo irá poupar seu tempo. Além disso, é necessário que a ata possua as seguintes informações:
- Nome do Condomínio;
- O segmento de reunião (se é regular, semanal, anual, extraordinária, etc);
- Local, data e hora (deixe um espaço para os horários de início e término);
- Nome do líder ou presidente da reunião e do secretário (ou dos substitutos);
- Lista de “ausentes” e “presentes” no momento da assembleia. Anote também se há um quórum presente (quantidade de pessoas suficientes para fazer votação);
- Espaço para assinatura do próprio responsável pela ata, assim como para uma possível assinatura extra que pode ser exigida;
- Uma pauta, se houver. Se o presidente da reunião não pedir para rascunhas uma pauta, o mesmo deverá ter uma disponível, para ajudar a organizar suas anotações sobre a reunião.
Como redigir a ata durante as assembleias
- Distribua a lista de presença;
- Preencha a ata com o máximo de informações que conseguir, antes mesmo do início da reunião;
- Registre todas as ações e decisões da assembleia;
- Se for solicitado, coloque também um resumo das discussões.
Ao final da reunião, é preciso transcrever a ata (caso for preciso) no formato já utilizado pelo condomínio em questão. Também é importante ler o documento para todos os participantes, que deverão aprovar e assinar.
Após coletar a assinatura de todos, o síndico poderá tirar uma cópia para todos os condôminos e também disponibilizar o documento nas áreas comuns, como elevadores, para que todos possam estar cientes do que foi decidido em assembleia.
Leia mais sobre como fazer ata de reunião.
Hoje em dia, pela questão de sustentabilidade e também economia, vários condomínios estão adotando a prática de disponibilização das atas em sistemas online.
Esse costume está crescendo graças à facilidade de acesso (mais rápido, prático e econômico), além de ser uma forma segura de manter a ata (uma vez que em um sistema as chances de perda ou extravio são quase inexistentes).
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