A importância das atas de reuniões vão muito além de ser um documento para futuras consultas, a ata também serve como um incentivo para garantir que tudo o que foi acordado durante aquele encontro seja cumprido.
Além disso, esse documento está presente em grandes eventos – assembleias, reuniões empresariais, etc – e diversas situações, tornando-se muito necessária para consultas e futuras cobranças, então é necessário ficar atento à sua emissão.
Confira a importância de redigir esse documento da maneira correta!
Entendendo a importância das atas de reuniões
A ata é o documento de registro de acontecimento, participantes e informações que foram decididas em algum encontro ordinário ou extraordinário. Ela é redigida com bastante objetividade e precisão mas sem deixar de fora nenhum tipo de informação que possa ser relevante futuramente.
Por conta da sua importância, a ata deve conter alguns elementos obrigatórios como data, local da reunião, dados sobre os participantes e assinaturas, tudo dependendo do tipo de ata que será criada.
Além disso, a importância das atas de reuniões está diretamente relacionada ao fato deste documento ser considerado oficial e que serve como prova do que foi discutido e acordado entre os participantes do encontro. Sem ela, as decisões importantes que foram tomadas podem ficar sem um documento comprobatório do ocorrido.
Outro ponto sobre a ata de reunião é que ela só deve ser alterada pelo responsável que a redigiu e também, as atas tradicionais nem mesmo admitem espaço para erros ou rasuras em sua estrutura. Outra característica importante que torna esse documento ainda mais confiável e importante.
Por fim, as atas podem variar de acordo com a seriedade do encontro realizado e em determinados casos ela deve ser registrada em cartório também.
Informações que não podem faltar em uma boa ata
As atas podem ser redigidas em situações e encontros diversos como:
- reuniões empresariais;
- reuniões de condomínio;
- assembleias;
- conselhos;
- congressos;
- conferências.
E assim, para entender melhor como redigir a ata de reunião de forma a preservar a sua importância e sem a falta de informações cruciais, confira os tipos de atas que existem a serem feitas e as principais informações que precisam conter:
Ata formal
O modelo de ata formal é aquele que segue as regras tradicionais deste documento para registro em cartório. Seu formato é em texto corrido, sem linhas em branco, de forma que não haja possibilidade de alterações posteriormente – logo é necessário ter bastante atenção com o conteúdo descrito.
As principais informações que devem conter são:
- nome da instituição, data, local, horário de início e término da reunião;
- declaração de quórum mínimo (número suficiente de participantes para oficializar a reunião);
- nome dos participantes e ausentes na reunião, seus cargos, justificativas das ausências e outras observações;
- discussões realizadas, decisões tomadas, posição de cada participante sobre discussões, votos e resultados (em caso de eleições);
- fechamento da reunião pelo redator;
- assinatura dos participantes.
Ata informal
Já a ata informal não exige tantas formalidades e não tem um formato e linguagem tão restritos. Os principais pontos que este tipo de documento deve conter são:
- tema ou pauta da reunião;
- data e local onde a reunião ocorreu;
- horário de início e fim;
- pessoas presentes e o cargo de cada uma delas;
- relato das discussões que ocorreram durante a reunião;
- todas as decisões tomadas;
- compromissos, tarefas designadas e seus prazos para execução.
E se você quiser saber mais sobre as atas de reunião, leia o nosso artigo sobre os principais erros em ata e muito mais aqui no portal E-DOU!