Edital de Convocação — Publicação de Edital no Diário Oficial

publicação de edital no Diário Oficial
publicação de edital no Diário Oficial

Se você deseja realizar uma publicação de edital no Diário Oficial, não deixe de ler todo o artigo. No decorrer do texto, você entenderá todos procedimentos para publicar seu edital de convocação para reuniões, assembleias, exames de seleção, entre outros eventos importantes. Confira!

Introdução — Publicação de edital no Diário Oficial

O DOU (Diário Oficial da União) é um veículo de comunicação da Imprensa Oficial, com publicações de diversos assuntos de interesse público. O principal objetivo do DOU é tornar transparentes os atos dos órgãos públicos e privados que interessem a população, incluindo decisões, reuniões, nomeações, publicação de editais, etc. Ele foi criado no século XIX, quando D. João assinou em 1808 o decreto que originou a Impressão Régia.

A Impressão Régia foi a primeira editora brasileira responsável por imprimir todos os atos normativos e administrativos oficiais do governo. Hoje, ela é conhecida como Imprensa Nacional. Mas, foi somente em 1862, que os atos legais começaram a ser, de fato, impressos. Hoje, o Diário Oficial da União é disponibilizado à população tanto no meio impresso como no eletrônico, satisfazendo assim todas as preferências.

Além de divulgar os atos dos órgãos públicos e privados, o Diário Oficial da União também disponibiliza um serviço de busca de matérias. O usuário pode cadastrar um termo a ser diariamente procurado nas publicações e, quando for encontrado, receberá um e-mail.

Alguns dos assuntos que podem ser publicados são:

  • nomeação de candidatos aprovados em concursos públicos;
  • proibições de vendas de produtos por parte da ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária);
  • destinação de verbas para hospitais universitários federais;
  • reconhecimento de situação de emergências em determinadas cidades;
  • reajuste de salários de servidores;
  • entre outros.

Entretanto, por ser um jornal de enorme importância, o DOU impõe uma série de regras relacionadas à publicação de matérias. Saiba mais sobre como fazer publicação de edital de convocação no Diário Oficial no decorrer do artigo.

Capítulo 1 — O que é um Edital de Convocação?

Certas reuniões, nomeações e assembleias necessitam da presença de vários envolvidos ou interessados para a realização de debates e discussões, para só então uma decisão ser tomada. Outros eventos, como exames de seleção, também necessitam da presença de vários indivíduos para poderem ser realizados. Por isso, para solicitar o comparecimento das pessoas, os órgãos públicos ou privados devem publicar um Edital de Convocação.

Este é um chamado oficial para um evento importante, direcionado a uma ou mais pessoas. Quando publicado no Diário Oficial da União, o Edital de Convocação chega mais facilmente a todos os envolvidos ou interessados. É importante lembrarmos que esse documento também pode ser utilizado para comunicar outros assuntos, como a exoneração de um cargo, a assinatura de um contrato, a licitação de uma obra ou serviço, entre outros.

Um exemplo de Edital de Convocação bastante conhecido pela população é o de concursos e seleções públicas. Os editais de processo seletivo e de convocação de aprovados —divulgados por secretarias, universidades federais e órgãos públicos — apresentam diversas informações para os candidatos ficarem cientes dos detalhes dos concursos (local da aplicação das provas, regras básicas, procedimentos pré-admissionais).

Capítulo 2 — Quais são as partes que constituem um Edital?

O Edital de Convocação é composto por diversas partes, que apresentam desde informações como o motivo da convocação até os assuntos que serão tratados no dia do evento. Caso o responsável deixe de inserir alguma informação importante, o Edital acabará ficando incompleto. Isto fará com que ele não impacte tanto os envolvidos ou interessados. Abaixo, listamos as partes que devem compor o Edital de Convocação:

Preâmbulo

O preâmbulo — ou introdução — é a primeira parte do Edital de Convocação. Nele, deve conter informações básicas, como o nome da empresa, sindicato, condomínio, associação ou órgão público que está fazendo a convocação. Também deve constar o nome e o cargo do responsável; nome do convocado ou entidade; a data, o horário e o local do evento. Outro dado que deve ser citado nesta primeira é um resumo do objetivo do evento.

Motivo da convocação

Depois do preâmbulo, devem ser especificados os motivos da convocação, ou seja, as intenções do Edital. Sem informações suficientes que justifiquem a convocação, os envolvidos ou interessados não verão motivos para comparecerem ao evento, e o órgão público ou privado não alcançará os resultados esperados. Daí a importância de esclarecer as razões para eles participarem do evento.

Pauta do que será tratado ou realizado

A terceira parte diz respeito às questões a serem discutidas, ou às ações a serem realizadas, no dia do evento. Nesta parte, o Edital de Convocação deve mostrar uma pauta do que será feito ou tratado, como reivindicações, aumentos salariais, aprovação ou não de nova norma sindical, deliberação sobre o patrimônio existente, procedimentos para a realização da prova (no caso de concursos e seleções), entre tantas outras questões.

Encerramento

No encerramento do Edital, devem conter a data em que ele foi entregue à Imprensa Nacional e o nome/cargo do responsável pelo evento, acompanhados de sua assinatura. É muito importante que o responsável, antes de enviar o Edital de Convocação à Imprensa Nacional, confira todos os dados para ver se eles estão corretos. Depois de publicado no Diário Oficial da União, o Edital não poderá mais ser editado.

Exemplo de Edital de Convocação 

Edital de Convocação de Assembleia Geral Extraordinária para eleição da diretoria executiva e do conselho de administração da (nome da empresa).

A (nome da empresa), com sede nesta cidade, na (nome da rua), nº (número do local), bairro (nome do bairro), através de sua Diretoria Executiva, devidamente representada por seu Presidente Sr. (nome do presidente), convoca através do presente Edital, os senhores (nome de cada pessoas que deverá comparecer no evento), para Assembleia Geral Ordinária, que será realizada na sede da (nome da empresa), às (horas), do (dia) de (mês) de (ano), que irá eleger a nova diretoria executiva e o conselho de administração, com a seguinte ordem do dia:

  • Pauta detalhada do que será tratado;
  • Data de entrega do Edital de Convocação;
  • Assinatura do Presidente.

Este é um modelo pronto de Edital de Convocação. Basta trocar as informações fictícias entre parênteses pelas reais para a convocação.

Capítulo 3 —Como fazer a publicação de Edital no Diário Oficial?

Graças à evolução da tecnologia, hoje a publicação de Edital no Diário Oficial é bastante prática e segura. E, caso siga as orientações previstas nas Portarias e passe na avaliação, a matéria será encaminhada para veiculação no próximo dia útil, de modo impresso e digital.

Qualquer pessoa jurídica pode realizar a publicação no Diário Oficial da União, bastando apenas seguir os seguintes procedimentos:

Cadastramento do usuário

Para enviar o seu Edital de Convocação, o responsável precisa utilizar o INCom (Sistema de Envio Eletrônico de Matérias). É por meio desse sistema que a Imprensa Nacional recebe todas as matérias a serem publicadas no Diário Oficial da União.

Para formalizar o pedido de cadastramento, o responsável deve preencher o formulário de cadastro (com dados do órgão e dados do gerente) e o ofício de formalização do pedido de cadastramento (disponíveis na página do INCom). Esses documentos devem ser impressos, assinados pelo responsável e enviados à Imprensa Nacional. Segue o endereço de envio:

Gerência de Atendimento
Setor de Indústrias Gráficas, Quadra 6, Lote 800
CEP 70.610-460 – Brasília-DF

O cadastro será efetivado em até 48 horas após o recebimento da documentação. Caso o responsável não envie o formulário de cadastro e o ofício para o endereço citado acima em até 30 dias, o pedido de cadastramento será rejeitado pela Imprensa Nacional. Depois de cadastrado no INCom, o responsável poderá acessar o sistema e cadastrar outros usuários.

Recebimento do certificado digital

Logo após a efetivação do cadastro, a Imprensa Nacional emite um Certificado Digital individual. Ou seja, um Documento Eletrônico que contém dados do órgão público ou privado e do responsável para comprovação mútua de autenticidade.

Esse certificado permite que as matérias trafeguem pela internet de forma totalmente segura e evita fraudes e falsificações. Também  possibilita que o sigilo e a integridade do conteúdo das matérias sejam mantidas. Além disso, dá reconhecimento legal aos documentos digitais. Assim, simplifica a rotina dos órgãos que precisam de agilidade nos processos.

Formatação do conteúdo

Os editais de convocação enviados para publicação devem ser preparados em editores de texto que gerem arquivos no padrão RTF (Rich Text Format). Os nomes dos arquivos deverão conter, no máximo, 30 caracteres, e o uso de caracteres especiais está proibido. Todas as matérias a serem publicadas devem obedecer aos seguintes princípios de formatação:

  • Fonte: Times New Roman;
  • Corpo: 8 (oito);
  • Alinhamento: justificado;
  • Primeira linha do parágrafo: recuo de 1 (um) centímetro;
  • Ementa: alinhada à direita, com recuo de 2 (dois) centímetros;
  • Alinhamento de duas ou mais colunas: utilizar recurso de tabelas;
  • Entrelinha: utilizar espaço simples.

Não poderão ser utilizados recursos como:

  • Marcação de mala direta;
  • Hyperlink ;
  • Alinhamento por espaços ou marcas de tabulação;
  • Campos com equações e fórmulas;
  • Cabeçalho e rodapé;
  • Controle de alterações;
  • Estilos de textos diferentes de Normal;
  • Texto na posição vertical.

Quanto à titulação, ela será automática, e deverá obedecer a estrutura hierárquica disponibilizada pelo SIORG (Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal). O emprego dos recursos de formatação deverá seguir as normas da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).

Envio da matéria

Para enviar a matéria para publicação de edital no Diário Oficial, basta o responsável acessar o INCom e fazer o upload do arquivo do Edital de Convocação. O arquivo deve estar em formato Word (.doc) e conter, no máximo, 10 megabytes.

Também é importante lembrarmos que as matérias a serem publicadas no DOU devem ser enviadas até as 18 horas do dia útil anterior ao previsto para a sua publicação. Após esse prazo, serão inseridas somente na próxima edição do DOU.

Se o conteúdo não estiver em conformidade com os termos da Portaria nº 268, de 5 de outubro de 2009, será devolvido ao emitente. Neste caso, o responsável pode solicitar o ressarcimento do valor pago para a publicação ou reaproveitamento para uma futura publicação. A Imprensa Nacional tem um prazo de até 10 dias para efetuar a devolução.

Conclusão

Como você pôde ver, são muitos os procedimentos para publicação de Edital no Diária Oficial. Se você seguir nossas orientações, poderá obter o cadastro, ter acesso ao sistema e, finalmente, enviar sua matéria para a Imprensa Nacional.

Quando estiver com o Edital de Convocação finalizado, e quiser saber se tudo está correto, basta enviá-lo para o e-mail [email protected]. Nós faremos uma minuciosa avaliação para assegurar a veiculação da matéria. Esta avaliação evitará a devolução do Edital por parte da Imprensa Nacional por falta de conformidade com os termos da Portaria.

É importante lembrarmos que, o órgão público ou privado não precisa pagar pelo cadastramento no sistema, pelo Certificado Digital e pela transmissão dos arquivos pela internet. Entretanto, precisa arcar com os custos da veiculação de conteúdo no Diário Oficial da União. Na hora de enviar o e-mail para o E-DOU, aproveite para solicitar também o orçamento da sua publicação.

Sobre o E-DOU

O principal objetivo do E-DOU é facilitar a publicação de edital de convocação e outros atos oficiais no Diário Oficial da União (DOU) e nos Diários Oficiais dos Estados (DOE). Também disponibilizamos um sistema de busca simples e eficiente que proporciona resultados efetivos para você encontrar matérias de seu interesse.

 

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