A organização de um escritório diz muito sobre a prestação de serviços jurídicos, e ninguém deseja ter ao seu lado um profissional que deixa expirar um prazo de contestação ou que não atua quando deve.
Entretanto, a rotina de um advogado é muito complicada: entre idas ao Fórum, reuniões com clientes, e gestão do escritório, ainda é preciso dar muita atenção aos processos sob seus cuidados. Para tentar facilitar um pouco a vida do profissional, preparamos 5 dicas para um advogado controlar processos e prazos. Acompanhe!
Aumente a produtividade no escritório
Para garantir a excelência na prestação de serviço de advocacia e o sucesso do escritório, os advogados devem adotar estratégias e práticas eficientes, dessa forma, eles conseguem manter o alto nível e agradar o cliente. Uma dessas práticas é aumentar a produtividade no escritório, o que dá mais tempo para o advogado controlar processos e prazos. Mas como?
A resposta imediata que vem à mente é utilizar ferramentas tecnológicas, que têm como objetivo simplificar e facilitar uma tarefa, seja ela relacionada à atividade-fim (atividade jurídica) ou referente às atividades operacionais (administrativas). Ao conferir mais agilidade à ação do profissional, ele poupa tempo, de forma que possa se dedicar às atividades nais quais não pode ser substituído. Sobre a tecnologia, falaremos melhor adiante.
Outra forma é reunir toda a equipe para uma bate papo com o intuito de discutir a produtividade de cada um. Veja que a intenção, aqui, não é expor a forma de trabalho dos profissionais, mas entender o que pode ser feito para que todos sejam mais produtivos a partir dos relatos espontâneos e das dicas de cada um.
Imagine que seu colega relate algo que parece banal, como a luz solar invadindo a sala e criando reflexos na tela do computador. Porém, se isso influencia na produtividade das pessoas naquela sala, a saída pode ser colocar uma cortina ou algo do tipo. O gestor de um escritório jamais terá condições de saber o que atrapalha a eficiência de sua equipe sem conversar com ela.
Além disso, ele pode aproveitar a reunião para incutir boas práticas de produtividade na equipe, como a adoção de tecnologia, aplicativos, plataformas e softwares jurídicos.
Separar um tempo diário é essencial para o advogado controlar processos e prazos
Para o advogado controlar processos e prazos, ele deve dedicar um tempo diário para a tarefa, que, por mais que seja burocrática, faz parte da atividade jurídica e merece atenção. Inclusive, a habilidade para resolver questões burocráticas é uma das qualidades que um cliente espera de um advogado.
Ter agilidade para resolver as demandas do caso contribui para que as expectativas do cliente sejam administradas durante a ação. A agilidade também ajuda a lidar com as inseguranças do cliente, que é outra habilidade que um advogado de sucesso deve ter. Sabe-se que o profissional lida simultaneamente com muitos processos e deve ter conhecimento sobre todos eles – se for ágil, ele conseguirá se organizar perfeitamente para cumprir todos os prazos.
Tenha um profissional para o controle
Para os profissionais que atuam como autônomos, essa dica não aplica, uma vez que é ele mesmo o responsável pela tarefa. Porém, muitos escritórios têm uma estrutura maior, o que demanda uma divisão de tarefas mais eficiente. Nesses casos, para o advogado controlar processos e prazos, ele precisa ter um profissional por conta dessa função.
Muitos estagiários de Direito desempenham funções conectadas à atividade jurídica, burocracias da rotina de um advogado, e não essencialmente a escrita de peças. Fora do Brasil, por exemplo, existe a função paralegal, uma espécie de secretário do advogado, que possui o básico de conhecimento jurídico, auxilia na pesquisa de leis e jurisprudências, e outras funções secundárias, porém essenciais na profissão.
Utilize a tecnologia para automatizar a gestão
A eficiência da tecnologia na gestão jurídica já é unanimidade. O abandono de processos físicos e o alívio de não ter que lidar tanto com procedimentos burocráticos e manuais caiu nas graças dos advogados, que conseguem notar um aumento na produtividade de todos os profissionais envolvidos no escritório.
As novas tecnologias em computação, os dispositivos, os aplicativos e as plataformas fazem funções protocolares antes exercidas por uma pessoa. E o resultado disso é ver o advogado investindo seu tempo em uma atividade na qual sua presença é insubstituível. Se ele gastava seu tempo para pesquisar o andamento processual, agora pode escrever uma peça e deixar que um software efetue a pesquisa automaticamente.
A tecnologia atua na advocacia em, basicamente, todas as atividades: processo eletrônico, certificado digital, automação de documentos, ferramentas de descoberta eletrônica, de pesquisa legal, de comunicação e colaboração, e sistemas jurídicos especializados. Obviamente, dentro dessas funcionalidades, existe aquela que supre o dever do advogado controlar processos e prazos, em especial nos softwares jurídicos.
Analise as opções de software jurídico
Em pesquisa desenvolvida pelo site Gestão Jurídica Empresarial, que reuniu o relato de mais de 400 advogados, foram elencados os 4 softwares jurídicos mais utilizados na advocacia. O principal objetivo do programa é facilitar a rotina do profissional, inclusive em relação à função do advogado controlar processos e prazos. Dentre os mais adotados, estão:
- CPJ-3C: software da Preâmbulo, o CPJ-3C é um sistema corporativo que apresenta aos advogados informações estratégicas para análise e tomada de decisão. É baseado no conceito de grupo de trabalho, no qual a empresa e o escritório têm acesso à mesma informação simultaneamente.
- CP-PRO: software da Competi, que atende qualquer tamanho de escritório, de qualquer área de atuação. Atua nos setores operacionais, administrativos e financeiros.
- Espaider: é um software desenvolvido pela Modus Sistemas que faz, às vezes, de um escritório virtual à disposição 24 horas por dia. Ele oferece como opções de uso o In House (sistema instalado em equipamentos do cliente), Data Center (equipamentos de empresas especializadas) e Versão Modular (módulos independentes, de acordo com as necessidades).
- ProJuris: software de interface limpa, pode ser personalizado ou adquirido conforme os padrões oferecidos. Permite o teste gratuito de cada um dos planos antes da contratação, uma grande vantagem para o advogado.
Para o advogado controlar processos e prazos, existem diversas opções, mas ele deve escolher aquela que melhor se adéqua às suas necessidades e possibilidades. Você utiliza alguma outra forma para efetuar esse controle? Conte pra gente pelos comentários e até a próxima.