Saiba quais as medidas mais importantes para realizar ao final de uma reunião, e por que é importante publicar a ata de reunião.
A reunião é um dos momentos mais importantes dentro de uma empresa, por isso é importante saber como conduzi-la para obter bons resultados. Acompanhe 3 dicas essenciais e veja também o que é uma ata de reunião.
3 medidas para priorizar após uma reunião
1- Tenha certeza de que os resultados alcançados foram aqueles propostos no início da reunião.
Ao marcar uma reunião é preciso ter todos os objetivos bem claros, e garantir que haja uma resolução para cada um deles.
Por exemplo, se a ideia principal da conversa é decidir sobre a continuidade (ou não) de determinadas estratégias de venda, assegure-se que após a finalização da reunião haja algum resultado determinante para o projeto.
Para tal, lembre-se de levantar questionamentos, como “onde devemos chegar ao final desta reunião?”.
2- Defina prazos para as ações e medidas a serem todas, além de delegar responsabilidades e agendar o recall.
O correto é que após toda decisão tomada e finalização da reunião, seja gerada uma procura por ações em prol de se realizar o que foi proposto. Tais ações, na maioria das vezes, não são atribuídas à apenas uma pessoa, e sim a um time, com data específica para serem concluídas.
Se os resultados foram bem definidos ao concluir a reunião, de forma que os assuntos tenham se conduzido da melhor maneira possível, porém não houve atribuição das ações com um prazo certo, é bem provável que não se chegue a lugar algum.
Isso acontece porque uma reunião em si não vale nada se restringir-se apenas à conversa. O que realmente importa aqui é o que será feito após as decisões tomadas nela.
3- Publique a ata de reunião
A ata é o registro de tudo o que foi conversado. Para ler mais sobre o que é uma ata de reunião.
Deve ser escrita no decorrer da conversa e nunca depois, para que não se perca nenhuma informação, resolução, ou até mesmo dificuldade que tenha havido durante a reunião.
Leia mais sobre como escrever uma ata de reunião aqui.
O registro deve ser fidedigno da reunião. Além disso, é preciso constar de data, hora e nome de todas as pessoas presentes. Até mesmo as assinaturas dos integrantes são indispensáveis para que se possa “lavrar a ata”, ou seja, torna-la um documento oficial de registro.
Saiba mais sobre como fazer uma ata de reunião.
A pessoa escolhida para redigir ata de reunião deve ser alguém que não possuirá outra função naquele momento, como líder ou coordenador, por exemplo. Este indivíduo necessariamente precisa compreender facilmente o que é dito e escrever de forma rápida.
Além disso, não se deve esquecer de publicar ata de reunião no Diário Oficial da União, para manter os outros funcionários (assim como clientes e a população em geral), a par dos acontecimentos dentro da empresa.
Veja mais motivos para fazer a publicação.
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